Setiap badan usaha perkantoran tersedianya Tool of management, yakni man, money, material, machine, method, moral dan market. Ketujuh elemen manajemen tersebut akan menjadi kurang berarti kalau elemen utama “manusia/man” teledor dan kurang cermat dalam melaksanakan proses manajemen melalui komunikasi secara efektif.
Pegawai, ketika melakukan kontak komunikasi dengan sesama rekan, pimpinan, bawahan masyarakat kantor atau masyarakat membutuhkan berkomunikasi dengan memanfaatkan teknik dan media komunikasi yang tersedia dikantor. Yang tidak kalah penting dalam komunikasi adalah penerapan etika dan etiket/sopan santun pergaulan yang sesuai dengan situasi tatkala pegawai melaksanakan komunikasi baik dengn anggota dan masyarakat kantor khususnya dan masyarakat pada umumnya
Dapat ditambahkan bahwa, ketujuh atau tujuh M tersebut akan bertambah efektif, kalau pegawai bertindak dan melaksanakan pekerjaannya dengan menerapkan pula pola etika dengan mewujudlkan dalam tindakan nyata berupa prilaku etiket pergaulan/komunikasi di kalangan relasi-relasi dan rekan-rekannya.
Etika merupakan bahan bakar dari ketujuh elemen manajemen dan etiket pergaulan merupakan minyak pelumas kelancaran dan keberhasilan realisasi tujuan manajemen secara tuntas. Dengan perkataan lain etika dan etiket juga berfungsi sebagai pelengkap yang berguna untuk mewujudkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas manajemen. Khususnya dibidang praktek komunikasi.
Untuk menyelesaikan permasalahan manajemen hinga tuntas diperlukan pemanfaatan keampuhan berkomunikasi, baik komunikasi formal, informal, langsung tak langsung, vertikal dan horizontal. Sekalipun demikian komunikasi masih memerlukan dukungan dana dan sarana komunikasi dan ditunjang dengan etika dan etiket yang sesuai dengan ketika interaksi komunikasi dilaksanakan dikalangan masyarakat kantor dan masyarakat umumnya, agar mencapai hasil maksimal.
GARIS BESAR ETIKA KANTOR
Etika Berbicara
Melakukan pembicaraan antar pegawai diruangan tempat bekerja ialah cara efektif untuk menyelesaikan pekerjaan kantor. Bahkan pegawai wajib melakukan pendekatan, konsultasi dengan sesama rekan dan membicarakan tentang masalah yang berhubungan dengan masalah yang terjadi di kantor dan mencari jalan penyelesaiannya.
Peranan pembicaraan informal tidak kecil manfaatnya dalam penyelesaian masalah kantor. Oleh karena itu pegawai perlu memanfaatkan pembicaraan antara rekan dengan seefektif mungkin. Sekalipun demikian besar peranan pembicaraan, kontak pribadi/pendekatan informal yang harus dilakukan di ruangan tempat bekerja, haruslah senantiasa mengingat, bahwa ruangan tempat bekerja adalah tempat untuk bekerja, bukan untuk tempat ajang dialog berkepanjangan.
Oleh karena itu berbicaralah seperlunya, gunakan Bahasa Indonesia yang benar dan baik, hindarilah berbicara dengan berbisik, dan yang sama sekali harus dihindari adalah menggunakan ruangan tempat bekerja untuk mengobrol yang tidak berhubungan dengan pekerjaan yang dihadapi. Kalau terpaksa akan melakukan pembicaraan diruangan kantor tempat bekerja lebih bijaksana, kalau melakukan pembicaraan diruangan tamu khusus untuk itu. Pada waktu istirahat anda diperkenankan melakukan pembicaraan, mengobrol, membuat joke/lelucon yang segar. Setelah selesai istirahat mulai kembali kerja dan hentikan pembicaraan, segera kembali bekerja.
- Berbicara Harus Menatap Lawan Bicara. Yang harus anda perhatikan ketika berbicara adalah konsentrasikan diri anda sepenuhnya kepada lawan bicara. jangan melihat ke arah lain sehingga membuat lawan bicara tersinggung. Menatap lawan bicara sungguh-sungguh (bukan mendelik/melirik) termasuk etika berbicara yang baik. Obyek anda adalah lawan bicara bukan yang lain. Bicara itu bukan hanya dengan mulut, tetapi juga dengan hati dan seluruh tubuh kita kecuali kalau kita berbicara melalui telepon. Ketika berbicara usahakan seluruh gerak tubuh kita mengarah ke lawan bicara sehingga kita tahu bagaimana reaksi lawan bicara ketika membalas apa yang kita ucapkan. Kalau pandangan kita beralih ke tempat lain, kita tahu apakah lawan bicara tulus dengan ucapannya atau tidak. Bisa jadi lawan bicara bilang setuju tetapi mimik wajahnya dan kita tahu karena pandangan kita tidak tertuju kepadanya. Pada saat berbicara semestinya kita sudah mempersiapkan mental kita sepenuhnya. Karena yang kita hadapi adalah manusia yang mempunyai perasaan, bisa senang dan susah, bisa tersinggung dan marah-marah. Oleh sebab itu, baik itu mimik maupun mata kita harus menampakan wajah yang bersahabat dan sungguh-sungguh.
- Suara Harus Terdengar Jelas. Disamping kita harus menatap lawan bicara, yang tak kalah pentingnya adalah menata suara kita agar lawan bicara dapat menangkap dengan jelas apa yang sedang kita bicarakan. Tidak boleh terlalu terburu-buru dan jangan terlalu pelan. Usahakan suara yang keluar bisa terdengar jelas agar lawan bicara dapat terdengar apa yang kita ucapkan. Karena kondisi tertentu seringkali kita tidak dapat mengontrol suara kita, sehingga menjadi terlalu cepat. Lawan bicara merasa perlu menegaskan kembali dengan bertanya balik. Atau karena tidak ingin didengar orang lain, kita berusaha merendahkan intonasi suara sehingga di telinga lawan bicara terdengar seperti desis ular. Kedua-duanya bukan cara yang efektif dalam berbicara. Di samping tidak efektif, pembicaraan yang kurang terdengar jelas di telinga lawan bicara kadang-kadang menimbulkan kejengkelan bagi lawan bicara. Maunya ingin cepat-cepat selesai tetapi malah menimbulkan persoalan baru yang tidak selesai-selesai. Tentunya ini akan merugikan diri kita sendiri.
- Gunakanlah Tata Bahasa yang Baik dan Benar. Bahasa dapat menunjukan kualitas kepribadian dan latar belakang seseorang. Bahasa pegawai kantor, jelas berbeda dengan orang berjualan di pasar. Salah satu unsur pembedanya terdapat dalam pemakaian tata bahasa yang digunakan. Kita harus mengetahui mana subyek, mana predikat, obyek dan keterangan dalam sebuah kalimat. Kita harus tahu pula bagaimana menempatkan perangkat kalimat pada tempat yang benar. jangan sampai kita bingung dengan kalimat yang kita ucapkan sendiri. Umpamanya dengan membolak-balik kedudukan subyek, predikat dan obyek sehingga menjadi kalimat yang tidak beraturan.
- Jangan menggunakan Nada Suara yang Tinggi. Citra pegawai kantor adalah citra kesopanan artinya orang lain melihat pegawai kantor sebagai orang yang tahu etika, punya tata-krama dan santun dalam segala tindak-tanduknya. Sikap dan perilakunya mencerminkan orang berpendidikan. Kesan tersebut akan semakin membekas ketika kita sedang berbicara. Dari pembicaraan itu orang lain akan dapat menilai, apakah kita seorang pegawai kantor atau bukan. Gaya bicara, intonasi yang dipakai, dan tata bahasa, jelas berpengaruh besar di telinga pendengar. Pakailah nada suara yang datar-datar saja, sehingga setiap orang dapat mendengarnya dengan baik. Kalau terlalu tinggi dikhawatirkan tidak semua pendengarnya dapat mendengar dengan baik. Apalagi jika kita ditunjuk sebagai pembicara, nada suara harus benar-benar dijaga. Sebab, pendengar dalam sebuah forum baik ceramah maupun diskusi cenderung beragam.
- Pembicaraan Mudah Dimengerti. Tujuan utama berbicara adalah untuk membuat lawan bicara mengerti apa yang sedang kita bicarakan. Oleh sebab itu, sebaiknya kita cukup toleran dengan para pendengar kita. Kita harus pandai-pandai memilih lawan bicara, sebab hal ini berkaitan dengan bahasa yang kita pakai. Jangan karena ingin dianggap sebagai pegawai kantor ke mana-mana kita selalu menggunakan bahasa tingkat tinggi. Pakailah bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti. Tidak penting anggapan orang lain terhadap diri kita, yang penting adalah orang lain mengerti terhadap apa yang sedang kita bicarakan. Biarkan orang lain menganggap diri kita bodoh, dan seolah-olah pitar mereka, itu hak mereka.
Etika Merokok
Merasakan kenikmatan adalah hak setiap orang. Merokok adalah merasakan kenikmatan bagi mereka yang telah merasakan nikmatnya rokok. Merokok sambil bekerja merupakan kebiaasaan yang kurang terpuji. Namun demikian masih banyak yang bekerja sambil merokok dan tempat abu rokok yang dimeja kerjanya bertumpuk dengan punting rokok, artinya bekerja harus merokok maka pegawai yang berlaku demikian sudah kecanduan atau lebih dari itu sudah kena penyakit, yakni penyakit merokok. Merokok yang dilakukan pada saat yang tepat akan menunjukkan kepribadian yang menarik, apalagi tidak merokok sama sekali adalah lebih gentle/menarik. Kebiasaan tidak merokok dapat dilatih sejak kecil dan dibina dengan suatu keyakinan bahwa tanpa mengisap rokokpun tak mengurangi martabat dirinya.
Terlepas pegawai yang merokok atau tidak, meja tempat bekerja hendaklah bebas dari abu dan punting rokok. Kurang sedap raasanya meja kerja dipenuhi punting rokok atau asbak dengan penuh rokok tersaji didepannya.
Ruangan bekerja adalah bukan ruangan untuk merokok. Lebih baik tidak merokok di ruangan bekerja dan kalau ingin merokok keluarlah ketempat tertentu untuk mengisap merokok, lebih-lebih untuk ruangan tempat bekerja tidak ada pentilasi udara atau ber AC, jangan sekali-kali merokok.
Etika Minum
Minum sangat berguna sebagai penambahan energi, tubuh tidak boleh kekurangan air, kalau ingin mempertahankan kesehatan. Pegawai yang duduk seharian di kantor memerlukan kadar air secukupnya dalam tubuh. Kekurangan air dalam tubuh akan berakibat mudah terserang penyakit kencing batu, ginjal, lever, dan lain-lain.
Sangat dianjurkan pegawai mengatur diri untuk memperoleh air yang cukup di tubuhnya dengan minum secara teratur. Karena itu di meja perlu ada segelas air minum, namun alangkah baiknya tempat minum disediakan ditempat lain dan pegawai yang akan minum mengambil sendiri dan minum yang telah disediakan tidak dimeja kerja.
Meja kerja yang bebas dari gelas air minum, asbak, abu rokok dan punting rokok akan member kesan benar-benar meja untuk kerja serta akan menimbulkan kesan yang anggun.
Etika Makan
Cukup makan, minum dan istirahat bagi seseorang yang bekerja keras adalah syaat tetap untuk mempertahankan kesehatan. Dengan kesehatan yang prima, seseorang akan dapat menjalankan tugas sehari-hari dengan sebaik-baiknya.
Pegawai kantor pun harus menjaga kesehatannya tetap prima dan tetap fit setiap hari. Cara mempertahankan kesehatan antara lain dengan memperhatikan makn, minum dan istirahat secukupnya sesuai dengan aturan kesehatan. Sekalipun demikian, makan dimeja kerja pada saat bekerja bukanlah tindakan yang terpuji. Seperti halnya minum, sebaiknya makannya pun tidak perlu dilakukan di meja kerja, tetapi dilakukan di tempat khusus atau di kantin.
Kebiasan makan, minum dan merokok diruangan tempat kerja, pada saat jam kerja sebaiknya ditinggalkan dan ditiadakan, sehingga ruangan tempat kerja benar-benar merupakan tempaat bekerja yang berfungsi produktif.
Etika di Kamar Kecil
Di kantor terdapat kamar kecil (toilet) sebagai penyelenggaraan kesehatan amatlah besar. Ada sementara kantor yang mempergunakan air sebagai sarana untuk membersihkan kamar kecil sehabis dipergunakan, tetapi ada pula yang mempergunakan kertas pembersih (toilet paper) untuk membersihkan diri sehabis buang air besar. Apapun sarana pembersih yang digunakan, kamar kecil harus dijaga tetap bersih, walaupun sudah ada petugas khusus yang mengurusi kebersihan kamar kecil tersebut. Sopan santun penggunaan kamar kecil antara lain sebagai berikut :
- Pakailah air secukupnya untuk membersihkan kakus, atau tempat untuk buang air kecil
- Tutup kran sehabis dipergunakan
- Jangan membuang puntung rokok di WC atau tempat membuang air kecil
- Kertas pembersih yang telah dipergunakan hendaknya dibuang pada tempatnya atau disiram dengan air kedalam closet.
- Coret menyoret di kamar kecil adalah tidak termasuk adab luhur, oleh karena itu jangan dilakukan.
- Kalau untuk kamar kecil dikenakan dana, bayarlah dengan uang pas
- Tinggalkan kamar kecil tetap bersih
- Jika kamar kecil menggunakan karpet, berhatai-hatilah jangan sampai basah.
- Jangan membuang sampah kertas yang berakibat kotornya kamar kecil.
Etika Kantin
Sudah dikemukakan bahwa keseimbangan kesehatan seseorang banyak dipengaruhi oleh makanan, minuman dan cara hidup seseorang. Pegawai yang bekerja selama 7 jam bekerja perlu penukaran kalori yang keluar dengan makanan dan minuman serta istirahat secukupnya.
Waktu istirahat bagi pegawai bermaksud untuk mengembalikan tenaga yang telah letih, agar sehabis waktu istirahat dapat bekerja kembali dengan tetap produktif. Pada saat istirahat tersebut ada sementara kantor yang memberi waktu khusus untuk tea break, coffee break dan di Indonesia dengan
waktu istirahat untuk makan.
Waktu istirahat makan, umumnya pegawai keluar kantor dan membeli makanan dikantin atau rumah makan atau warung yang dekat dengan kantor. Waktu makan dikantin hendaknya tetap memperhatikan sopan santun sebagai adat kebiasaan yang baik antara lain sebagai berikut :
- Pesanlah makanan dengan sabar. Sambil menanti anda dapat membaca.
- Kalau ada aturan antri untuk membeli makanan antrilah jangan sekali-kali menyelak.
- Makanlah dengan sopan, sebaiknya tidak berbicara waktu makan makanan
- Jagalah meja anda tetap bersih. Hindarilah makanan yang jatuh dimeja atau minuman yang tumpah.
- Sehabis makan, kalau anda minum dengan maksud menghilangkan makanan yang melekat disela-sela gigi dengan berkumur, sebaiknya tutuplah mulut dengan sapu tangan.
- Jika terpaksa makanan yang melekat disela-sela gigi dan harus dipergunakan tusuk gigi tutuplah mulut dengan telapak tangan sementara tangan kanan menghilangkan makanan yang melekat.
- Sendok dan garpu yang anda pakai hendaklah diletakkan dipiring bekas makan
- Bayarlah dengan uang pas sedapat mungkin dan jika pembayaran memakai kupon belilah kupon lebih dahulu.
- Ketika makan hendaknya mengingat kawan lain yang akan mempergunakan kantin untuk keperluan yang sama.
Etika di Ruang Tempat Kerja
Ruangan tempat kerja pegawai umumnya dirancang untuk memperlancar proses kerja agar efektif, efisien dan produktif. Selain itu ruang kerja pegawai juga ditata agar menjadi tempat kerja yang aman, tertib, teratur, indah dan kalau perlu artistic. Namun yang paling utama, tempat bekerja harus dapat menghasilkan peningkatan produksi
Dengan dasar pemikiran di atas, pegawai kantor wajib menjaga agar ruang tempat kerja memenuhi fungsi utama meningkatkan produktivitas, disamping fungsi lain. Konsekuensi dari peningkatan produksi dapat mempengaruhi tingkah laku serta sikap pegawai kantor yang bekerja di ruangan itu.
Pegawai mempunyai kewajiban mengatur ruangan tempat bekerja, sekurang-kurangnya ruangan tempat sekitar tempat duduk pegawai menjalankan pekerjaan. Agar lebih efektif dan sesuai dengan kelancaran aliran pekerjaan. Pada umumnya setiap pegawai yang diserahi meja, kursi, peralatan lainnya yang harus menjadi tanggung jawabnya. Peralatan itu hendaklah dipergunakan baik-baik untuk membantu penyelesaian tugas kewajibannya. Untuk menjaga ruang tempat kerja tetap tertib, teratur indah dan produktif, pegawai kantor terikat kepada sopan santun ketika berada di ruangan bekerja.
Adapun sopan santun yang perlu diperhatikan di ruang tempat kerja meliputi antara lain sopan santun berbicara, merokok, makan, minum dan sopan santun dikamar kecil serta di kantin.
PERLUNYA MEMELIHARA LINGKUNGAN KANTOR
Pegawai bekerja di kantor lebih dari 7 jam setiap kerja, sehingga kantor merupakan tempat yang cukup lama dihuni pegawai. Oleh karena itu berkembanglah usaha untuk membuat pegawai betah dikantor. Salah satu usaha tersebut antara lain adalah pengaturan ruang kantor dalam arti seluas-luasnya dengan memanfaatkan pola pengembangan tata ruang kantor (office lay out).
Masalah itu menjadi bagian yang penting dari usaha merealisasikan salah satu tujuan agar kantor menjadi tempat menarik, produktif. Dengan perkataan lain pengaturan tata ruang kantor memberi tempat tentang masalah estetika, artistika, produktivitas yang akan mempengaruhi pegawai agar merasa senang bekerja di kantor dan dapat menghasilkan produk kerja yang optimal. Tak berlebihan bahwa kantor sering dijuluki the second family atau rumah tangga kedua pegawai.
Lingkungan kantor yang ideal adalah lingkungan tertib, teratur, aman dan produktif. Keadaan seperti itu menjadi idaman bagi setiap anggota keluaarga, kantor, manager kantor dan pimpinan. Namun jangan hanya merupakan idaman belaka, sebab yang lebih penting adalah mengadakan realisasi dari idaman itu menjadi terwujud.
Sopan santun ditempat kantor, seperti di halaman parkir, ditaman, di tempat kerja, kamar kecil dan kantin merupakan pokok permasalahan uraian di bawah ini.
Etika di Tempat Parkir
Dikota masalah parkir kendaraan bermotor sudah menjadi masalah yang unik. Kantor yang memiliki peralatan sudah makin menciut, lebih-lebih dikota besar. Ini disebabkan jumlah kendaraan yang setiap hari diparkir di kantor tidak seimbang lagi dengan jumlah luas peralatan parkir yang tersedia.
Akibat loncatan teknologi kendaraan bermotor yang dihasilkan oleh pabrik kian hari kian bertambah dan pegawai yang mempunyai kecendrungan ingin memperoleh kemudahan transportasi juga menunjukkan kenaikan, maka dikota besar jumlah pegawai yang memiliki kendaraan pribadi pun menjadi berlipat. Sebagai akibat kejadian itu peralatan parkir kantor yang tersedia menjadi tidak muat untuk menampung kendaraan pegawai, kendaraan kantor dan kendaraan tamu.
Untuk membantu mengatasi masalah itu dan untuk menjaga agar dipelataran parkir kantor tetap tertib dan teratur, pegawai kantor dituntut memiliki sopan santun ketika mereka parkir kendaraannya di parkiran kantor. Sopan santun memarkir kendaraan dihalaman parkir antara lain sebagai berikut :
- Ikutilah petunjuk yang ada dipelataran parkir kantor
- Biasa telah diatur pelataran parkir untuk kendaraan pejabat, kendaraan pegwai dan kendaraan tamu. Patuhilah petunjukpetunjuk itu.
- Masuklah dari pintu masuk dan ikutilah rambu-rambu dipelataran parkir dan minta karcis tanda masuk
- Keluar dari pintu keluar dengan mengikuti rambu-rambu, lalu berikanlah karcis tanda parkir anda keluar
- Kuncilah semua pintu mobil anda dan sebaiknya mengosongkan mobil dari barang-barang berharga seperti STNK, SIM, Surat Penting dan lain-lain.
- Jika memungkinkan bebaskan perseneling mobil dan lepaskan rem tangan, sehingga petugas dapat mengatur kendaraan yang diparkir dibelakang mobil anda, kalau akan lebih dahulu.
- Sebaiknya jangan memakai klakson atau gas tetapikemudian kendaraan dengan halus sehingga tepat di kantor tepat ditempat parkir yang disediakan, demikian pula nkalau keluar hindari membunyikan kelakson dan memainkan gas berlebihan.
- Sediakan uang pas untuk biaya parkir kalau kantor anda terpaksa mengadakan peraturan itu.
- Jika pada waktu anda memarkir mobil menyenggol mobil lain karena sempit ruangan parkir, sampai menimbulkan cacat seperti lecet dan lain-lain, mintalah maaf dengan mempergunakan kartu nama anda dan selipkan di wiper pada mobil yang lecet. Katakan anda bersedia mengganti kerugian.
- Dibeberapa tempat parkir ada peralatan parkir khusus untuk pegawai yang diatur dengan komputer. Pegawai cukup memasukkan tanda pengenal kedalam slot, kalau ingin keliuar masuk ke halaman parkir untuk membuka pintu halaman parkir
- Ada pula tempat parkir yang diatur khusus pemarkiran kendaraan diatur oleh para petugas tersebut.
Etika di Taman Kantor
Taman yang ditata dihalaman pekarangan kantor mempunyai fungsi sebagai penyedap pandangan dan mempercantik lingkungan. Tumbuh-tumbuhan hias juga berfungsi sebagai pelindung alam serta mencegah polusi. Oleh karena itu banyak kantor yang tidak memiliki halaman taman terpaksa membuat taman buatan dengan pohon dan tanaman plastik sebagai penyejuk ruangan. Pegawai harus ikut merawat, menjaga dan melestarikan tumbuh-tumbuhan yang ditanam dihalaman kantor atau taman-taman diruangan kerja, gang, ruang tamu dan lain-lain dilingkungan kantor.
Sopan santun pegawai dalam kaitannya dengan melestarikan taman, tumbuh-tumbuhan ditaman halaman kantor lain sebagai berikut :
- Hindari membuang sampah ditaman.
- Hindari menaruh puntung rokok di pot tempat tumbuh-tumbuhan ditanam.
- Ikutlah memelihara keindahan dengan melestarikan tanaman kantor.
- Hindari memetik bunga, sekalipun itu menarik perhatian anda.
- Ikutilah berusaha untuk melestarikan tanaman.
Etika Penerimaan Tamu Kantor
Pegawai kantor merupakan tuan rumah. Tanpa kecuali pegawai rendah, menengah atau tinggi hendaklah memiliki sopan santun kepada tamu yang berkunjung kekantor. Setiap pegawai harus dapat bertindak sebagai penerima tamu yang baik dan tuan rumah yang menyenangkan. Pelayanan kepada tamu merupakan reklamemurahan tanpa ongkos, oleh karena itu perlu sekali setiap pegawai mengetahui prinsip-prinsip penerimaan tamu.
Secara umum tamu yang datang berkunjung kekantor bertujuan untuk memperoleh pelayanan sebaik-baiknya dengan layak, tamu juga menghendaki dapat menemui orang yang akan dituju untuk menyelesaikan sesuatu keperluan, oleh karena itu pegawai hendaklah dengan penuh perhatian melayani tamu sekalipun belum mengadakan perjanjian.
Sikap kepribadian umum yang hendaknya dipegang oleh setiap orang pegawai kantor antara lain menunjukkan perhatian kepada setiap tamu yang datang di kantor dan segera menghentikan
pekerjaan kalau ada tamu yang bertanya dengan menghampiri meja kerja pegawai. Beberapa tindakkan yang seharusnya dilakukan oleh pegawai apabila ada tamu kantor adalah sebagai berikut :
- Hormatilah tamu tanpa pilih kasih. Tetapi duduk dikursi tanpa peduli adalah kurang terpuji. Berdiri sejenak dan sambutlah, lebih-lebih kalau tamu tersebut tamu pimpinan atau tamu dari rekan yang lebih tua dari anda.
- Segera tanyakan maksud kedatangannya, agar segera pula dihubungkan kepada petugas yang dikehendaki tamu berada dilain tempat, tunjukkan dengan memberi keterangan sejelasjelasnya kemana tamu harus meneruskan langkah-langkah.
- Layani setiap tamu dengan layak dan ramah.
- Apabila tamu terpaksa harus menunggu, usahakan tamu dapat menunggu dengan tenang dengan cara memberi bacaan berupa majalah, surat kabar. Persiapan tempat abu rokok di meja sebagai pertanda tamu boleh merokok sementara menunggu.
- Perkenalkan tamu kepada orang yang dituju dengan menyebutkan nama dan mengucapkan maaf terpaksa meninggalkan.
Tamu yang datang wajib mendaftarkan diri dengan mengisi formulir tertentu dan dengan demikian resepsionis dengan mudah dapat seleksi mengatur kepada siapa tamu harus berhubungan.
- Menghubungkan tamu dengan petugas/pejabat yang hendak ditemui tamu
- Tamu harus dipersilakan masuk, kalau ada atasan sudah siap menerima. Persiapan atasan berdasarkan formulir tamu yang menyebutkan maksud kunjungan, sehingga atasan atau pejabat bersangkutan sudah mempersiapkan bahan-bahan untuk keperluan pertemuan banyak.
- Ada kalanya atasan terpaksa tidak mempunyai kesempatan menerima tamu, maka resepsionis hendaklah memberikan secara diplomatis dan meminta maaf atas hal tersebut.
- Tamu yang sudah mengadakan perjanjian untuk bertemu dengan seorang pejabat ada kalanya tamu sedikit sabar menunggu, karena masih ada keperluan pejabat yang akan ditemui.
- Penolokan yang belum membuat perjanjian, kadang-kadang dapat menimbulkan renggangnya persahabatan kantor. Oleh karena itu sebelum menolak tamu yang tanpa perjanjian, tanyakan dahulu kepada pejabat untuk memperoleh keterangan apakah dapat menerima atau tidak, dengan membawa data-data tamu yang tertulis diformulir pendaftaran tamu.
Etika dalam Surat Menyurat
Surat masih menempati urutan terpenting dalam percaturan penyelenggaraan administrasi suatu kantor. Sebagai alat komunikasi tertulis surat memiliki berbagai fungsi antara lain sebagai piranti kominikasi, dokumen tertulis, wakil dan duta penulis dan terahir sebagai alat tata usaha.
Selain fungsi tersebut di atas surat juga memilki misi khusus untuk bertindak sebagai reklame atau advertising sipenulis. Dalam hubungan surat menyurat kantor hendaklah mempunyai keyakinan setiap setiap surat yang berasal dari kantornya harus menjadi duta dan reklame.
Untuk dapat menjadi duta pamungkas dan tuntas serta mejadi reklame maka surat yang dihasilkan hendaklah ditata, dirancang dan dibentuk sedemikian rupa sehingga pantas menjadi duta dan reklame kantor. Hal ini akan terwujud kalau penulis surat senantiasa memperhatikan kaidah penggunaan bahasa Indonesia khususnya untuk surat, memilih bentuk surat yang cocok, mengetik isi surat dengan bersih, rapi dan benar dan akhirnya memperhatikan pemilihan alat tulis menulis yang serasi.
Mengingat surat menyurat mempunyai fungsi penting dalam percaturan penyelenggaraan administrasi perkantoran, maka berkembanglah seni membuat surat dengan memperhatikan tata aturan dan tertib penulisan surat kantor. Tata tertib penulisan surat kantor termasuk etiket penggunaan bahasa, bentuk pemilihan peralatan tulis menulis umumnya diatur dalam pedoman surat menyurat. Pedoman surat menyurat untuk tiap-tiap kantor berbedabeda, namun pada dasarnya memilki kesamaan isi. Adapun isi pedoman surat menyurat kantor meliputi :
- Penggunaan kaidah bahasa surat
- Penetapan bentuk surat
- Teknik pengetikan surat
- Pemilihan alat tulis menulis
Kemampuan memilih kata-kata, kalimat-kalimat kemudian merangkai dalam tata susunan kalimat surat yang baik dapat dipelajari dan dilatih dengan tekun. Apabila sungguh-sungguh mempelajarinya tentu akan merupakan modal besar untuk menjadi penata rangkaian surat yang baik. Dapat dikemukan bahwa bahasa surat yang tercantum pada surat, memegang peranan penting menentukan dalam upaya menjadikan surat sebagai alat komunikasi yang menguntungkan, karena akan terjalin pengaruh yang sama seperti kehendak sesungguhnya sipenulis surat dan si penerima surat.
Apabila bahasa surat sudah dapat menjangkau urgensi yang dikehendaki penulis surat dan ditangapi oleh penerima surat dengan respon positif, kejadian itulah yang akan membawa fungsi surat sebagai duta. Selanjutnya jika sipenerima surat mulai tergiur untuk melakukan apa yang dikehendaki oleh isi surat dan tertarik kepada seluruh penampilan surat maka disitulah surat berfungsi sebagai reklame kantor si penulis.
Oleh karena itu bahasa surat merupakan kunci utama keberhasilan surat agar dapat bertindak sebagai alat komunikasi yang efektif. Mengingat pentingnya bahasa surat bagi penulis surat, maka pemahaman pedoman surat yang dibahas dalam buku pedoman suratmenyurat mutlak dipelajari dengan seksama.
Apakah bahasa surat itu? Berbedakah dengan bahasa surat kabar dan bahasa ilmu pengetahuan? Tentu saja berbeda. Untuk memberi batasan tentang bahasa surat dapat dikemukakan bahwa bahasa surat adalah bahasa yang dipergunakan dalam penulisan surat, atau bahasa untuk surat-menyurat. Lebih jauh, “Bahasa surat adalah bahasa tertulis, dipergunakan dalam surat-menyurat, berisikan buah pikiran si penulis surat, berintikan pokok-pokok pikiran yang tertuang dalam isi surat dan dikirimkan kepada si penerima surat untuk memperoleh tanggapan positif.”
Sebagai pedoman untuk menghasilkan surat dengan bahasa surat yang baik ikutilah sopan-santun pemilihan bahasa surat sebagai berikut :
- Keinginan pembaca diutamakan
- Nada bahasa tepat
- Kalimat sederhana
- Merumuskan isi surat
- Mengutarakan dengan jelas
- Pengaturan alinea
- Menghindari kesalahan
korespondensi dan kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang berlaku.
Persiapan pembuatan surat hingga surat tersebut siap untuk dikirim, sebenarnya sama pentingnya dengan isi surat (massage) yang terkandung dalam isi surat. Oleh karena itu penyusunan surat yang baik dengan mempergunakan bahasa yang baik harus dimulai dari sejak awal. Tehnik yang efektif memilih bahasa surat adalah menggunakan bahasa yang sederhana, susunan kalimat-kalimat dirangkai singkat, kata-katanya dipilih yang lugas, namun tetap menjaga agar tetap jelas serta tanpa meninggalkan kesopanan pemakaian kaidah-kaidah Bahasa Indonesia.
Dikalangan surat menyurat niaga, masalah 4 C benar-benar sangat diperhatikan. Motto “Time is Money”, harus tercermin dalam wujud surat secara tepat, cepat dan menguntungkan. Message yang terkandung harus dapat menggugah minat karena dituangkan dengan jelas, ringkas, tepat dan sopan.
Pemilihan kata-kata tepat dan isitilah dengan tepat dan sebaiknya memilih istilah niaga yang sudah baku. Kata-kata dan kalimat-kalimat dirangkai dengan teratur dan menyelipkan istilah yang tepat akan merupakan bumbu pemanis kalimat surat.
Kalimat surat sebaiknya dirangkai dengan jelas, lugas dan ringkas. Massage surat yang termuat pada surat mengemban misi penghargaan dan penghormatan kepada sipenerima surat, agar memberi reaksi (feedback) yang menguntungkan.
Surat yang memenuhi kriteria dan persyaratan surat yang baik amat besar pengaruh dan daya tariknya. Untuk dapat menulis surat secara baik dan memenuhi criteria surat, haruslah senantiasa berlatih dan belajar, sambil mengikuti perkembangan Bahasa Indonesia dan istilah bisnis.
Selain bahasa surat, bentuk suratpun memegang peranan yang tidak sedikit. Semua pegawai kantor yang diserahi mengurus penulisan surat yang akan dikirim ke isntansi lain, haruslah memilih satu bentuk surat yang telah ditetapkan dalam buku pedoman surat-menyurat. Lima bentuk surat yang terutama dan umum dipilih untuk surat-surat dinas perkantoran adalah :
- Surat bentuk lurus penuh (full block style)
- Surat bentuk lurus (block style)
- Surat bentuk semi lurus (semi block)
- Surat bentuk lekuk (indented style)
- Surat bentuk bergantung (hanging paragraph)
Etika Pelayanan Surat Menyurat dan Dokumen
Kantor merupakan pusat tempat pengolahan pekerjaan yang bersifat administratif. Sering pula bahwa kantor adalah “Pusat-pusat (central, centres) dari pada birokrasi itu adalah kantor-kantor, biro-biro, sekretariat-sekretariat, desk-desk, dan sebagainya yang berhubungan satu sama lain secara tertentu.”
Di kantor dilaksanakan pengurusan keterangan-keterangan. Inti dari aktifitas kantor secara terperinci meliputi aktifitas tata usaha berupa “pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan serta penggunaan keterangan.”
Pekerjaan pengurusan tata usaha tersebut meliputi pekerjaan yang berhubungan dengan masalah-masalah kertas, warkat dokumen dan surat-surat keterangan lainnya. Semua keterangan yang diurus di kantor umumnya mempunyai maksud untuk menyelesaikan realisasi tujuan kantaor. Bagaimana perincian masalah pengurusan keterangan dan apa saja yang diurus? Pekerjaan kantor ternyata tak putus-putusnya mengurusi masalah yang berhubungan dengan keterangan yang diwujudkan dalam bentuk data-data yang realitanya berupa warkat, surat, dokumen, dan lain-lain.
Pekerjaan kertas (paper work) berkisar pada kertas atau papier (apakah namanya itu “surat”, “nota”, “formulir”, “arsip”, “dokumen”, dan sebagainya) yang memuat suatu data, atau informasi dan pada dasarnya hanya bersifat enam macam handling, yaitu :
- Mencatat
- Menyortir
- Mengolah
- Menyinpan
- Menyampaikan
Pelayanan kepada masyarakat pemakai yang membutuhkan warkat, surat, dokumen, keterangan menjadi lebih efektif kalau pegawai menguasai dan melaksanakan prinsip-prinsip penataan warkat dan filing dengan seksama. Dalam hubungan member pelayanan permasalahan dokumen ini, maka pegawai mempunyai kewajiban menyelenggarakan pengaturan arsip, filing sebaik-baiknya agar dapat memberi pelayanan kepada masyarakat pemakai jasa informasi dengan cepat, tepat dan memuaskan sesuai dengan sopan santun pelayan warkat.
Pengetahuan tempat menyimpan sistem penyimpanan warkat banyak membantu pegawai dalam memberi pelayanan kepada masyarakat yang membutuhkan dokumen atau keterangan. Selain itu,kemampuan menemukan kembali warkat, dokumen atau keterangan dengan cepat jika diperlukan akan menambah kesan yang baik pelayanan kantor yang dikerjakan oleh pegawai-pegawai.
Memilih salah satu cara yang praktis dan efesien untuk menyediakan keperluan dokumen, warkat, surat, atau keterangan yang diperlukan oleh pemakai. Ada lima jenis sistem filing yang perlu diketahui oleh pegawai ialah :
- Sistem abjad
- Sistem subjek
- Sistem nomor
- Sistem wilayah
- Sistem kronologis
Etika Pelayanan Pemeliharaan Peralatan Kantor
Pekerjaan sehari-hari atau pekerjaan kantor rutin pegawai kantor merupakan jembatan penyelesaian tujuan kantor secara menyeluruh. Pekerjaan yang diselesaikan oleh tiap-tiap bagian yang dimotori oleh para pegawai adalah penunjang dan keberhasilan pekerjaan kantor secara totalitas atau tujuan kantor yang telah digariskan dalam perencanaan suatu kantor.
Untuk pelaksanaan tugas sehari-hari dengan lancar, efektif dan produktif, pegawai memerlukan peralatan minimal berguna untuk kelancaran tugasnya. Peralatan tersebut antara lain berupa alat tulis kantor, mesin-mesin dan perabot yang akan menunjang pelaksanaan pekerjaan menjadi lancar.
Untuk menjaga kelancaran pekerjaan bahrian setiap pegawai perlu sekali bersopan santun dalam ikut menjaga, mempergunakan dan merawat peralatan dan alat-alat tulis kantor, sehingga dapat benar-benar membantu kelancaran produktifitas kerja.
Beberapa saran untuk menjaga agar para pegawai dalam kerja dapat dengan lancar menyelesaikan tugas, maka etiket penggunaan alat-alat kantor antara lain sebagai berikut :
- Buatlah terlebih dahulu rencana kerja untuk pekerjaan keesokannya sebelum pulang kantor.
- Perencanaan misalnya tentang pekerjaan, sumber yang membantu mempermudah penyelesaian kerja, alat yang dipergunakan, dengan siapa harus berhubungan, dan lain-lain
- Dalam bekerja sebaiknya menghindari diri dari kebiasaan pinjam meminjam peralatan kantor.
- Jangan membawa peralatan kantor dengan dalil untuk lembur di rumah, kecuali kerja itu harus dikerjakan di rumah.
- Ikut menjaga dan memelihara keawetan penghematan peralatan kantor seperti alat tulis, mesin kantor, perabot, dan lain-lain.
- Rencana kebutuhan sehari-hari akan peralatan diminta kepada petugas peralatan dengan melalui prosedur yang berlaku. Jangan waktu pemakaian sebaiknya teratur.
Sumber :
1. Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia 2013
2. Dihimpun dari berbagai sumber
ini mah dari buku
BalasHapus