Administrasi Sarana dan Prasarana

PENGERTIAN

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah sesuatu yang merupaka penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

Sedangkan secara etimologis (bahasa) prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan dalam pendidikan. Misalnya : lokasi/tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang, dsb. Sedangkan sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan. Misalnya : ruang, buku, perpustakaan, laboratorium, dsb.

Menurut rumusan Tim Penyusun Pedoman Pembakuan Media Pendidikan Departemen Pendidikan adalah semua komponen yang secara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.

Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) No. 24 Tahun 2007. Sarana adlaah kelengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah. Sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah.

Moenir (1992:119) mengemukakan bahwa sarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi kerja. Pengertian yang dikemukakan oleh Moenir jelas memberi arah bahwa sarana dan prasarana adalah alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan baik alat tersebut adalah merupakan peralatan pambantu maupun peralatan utama, yang keduanya berfungsi untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai.

Secara umum sarana dan prasarana adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang dilakukan dalam pelayanan publik, karena apabila kedua hal ini tidak tersedia maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan mencapai hasil yang diharapkan dan tidak sesuai dengan rencana.

FUNGSI UTAMA

1. Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu.
2. Meningkatkan produktivitas baik barang maupun jasa.
3. Hasil kerja lebih berkualitas dan terjamin.
4. Lebih memudahkan/sederhana dalam gerak para pengguna/pelaku.
5. Ketepatan susunan stabilitas pekerja lebih terjamin.
6. Menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang-orang yang berkepentingan.
7. Menimbulkan rasa puas bagi orang-orang yang berkepentingan yang mempergunakannya.

RUANG LINGKUP SARANA DAN PRASARANA MENURUT JENISNYA

Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies).

Adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu :

1. Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya.

• Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran. Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop, dan map.
• Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk non lembaran. Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk non lembaran (bukan nerupa kertas lembaran) yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas, dll.
• Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku. Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku antara lain : Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris. Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja. Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan. Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

2. Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

1. Barang habis pakai. Adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau tidak tahan lama seperti kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen.
2. Barang tidak habis pakai. Adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama seperti stapler, perforator, cutter, dan gunting.

Mesin-mesin kantor (office machine)
Adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop,  LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy, dll.

Mesin komunikasi kantor.
Adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baiak dilingkungan perusahaan maupun diluar lingkungan perusahaan. Contoh : telepon, intercom, faksimili, dan telepon wireles.

Perabot kantor (office furniture)
Adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa, rak buku, lemari, papan tulis, dll.

Interior kantor (office arrangement)
Adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding, dll.

Tata ruang kantor (office layout)
Adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya.


PROSES ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
Menurut Sutjipto (1993) aktivitas administrasi dalam bidang sarana dan prasarana pendidikan meliputi; perencanaan, pengadaan, inventarisasi, penyaluran, pemanfaatan dan pemeliharaan, penghapusan, dan pengawasan sarana dan prasarana pendidikan. Dapat diuraikan sebagai berikut : 

Perencanaan

Perencanaan sarana dan prasarana pendidikan merupakan suatu proses analisis dan penetapan kebutuhan yang diperlukan dalam proses pembelajaran sehingga muncullah istilah kebutuhan yang diperlukan (primer) dan kebutuhan yang menunjang. Dalam proses perencanaan ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti baik berkaitan dengan karakteristik sarana dan prasarana yang dibutuhkan, jumlahnya, jenisnya dan kendalanya (manfaat yang didapatkan), beserta harganya.

Berkaitan dengan ini Jones (1969) menjelaskan bahwa perencanaan pengadaan perlengkapan pendidikan di sekolah harus diawali dengan analisis jenis pengalaman pendidikan yang diprogaramkan di sekolah. Menurut Sukarna (1987) adalah sebagai berikut :

1. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan mengiventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.
2. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
3. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumya.
4. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia. Dalam hal ini, jika dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan yan diperlukan, maka perlu diadakan seleksi terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan dengan melihat urgensi setiap perlengkapan yang diperlukan. Semua perlengkapan yang urgen didaftar dan didahulukan pengadaannya.
5. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia, maka perlu diadakan seleksi lagi dengan melihat skala prioritas
6. Penetapan rencana pengadaan akhir. 

Pengadaan

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.
2. Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah : a). Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama. b). Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya. c). Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.
3. Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah: a). Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan. b). Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik. c). Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga. d). Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan. e). Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
4. Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.

Inventaris 

Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :

1. Agar peralatan tidak mudah hilang.
2. Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
3. Memudahkan dalam pengecekan barang.
4. Memudahkan dalam pengawasan.
5. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.

Penyaluran 

Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi / pemegang yang satu kepada instansi/pemegang yang lain. Kegiatan penyaluran barang meliputi tiga bagian yaitu :

1. Penyusunan Alokasi.Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing-masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh-sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional
2. Pengiriman Barang. Pengiriman barang dari pusat-pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut : cara pengiriman, pengemasan, pemuatan, pengangkutan dan pembongkaran
3. Penyerahan Barang. Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, faktur, tanda terima peyerahan barang, biaya pengiriman dan sebagainya.

Pemanfaatan dan Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :

1. Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
2. Agar barang tidak mudah hilang.
3. Agar barang tidak kadaluarsa.
4. Agar barang tidak mudah susut.
5. Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.

Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:

Pemeliharaan berdasarkan waktu 

1. Pemeliharaan sehari-hari. Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil. Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.
2. Pemeliharaan berkala. Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.

Pemeliharaan berdasarkan jenis barang 

1. Pemeliharaan barang bergerak. Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh: kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
2. Pemeliharaan barang tidak bergerak. Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.

Penghapusan 

Penghapusan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/menghilangkan barang-barang milik Negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Apabila biaya rehabilitasi barang terlalu besar sedangkandaya pakainya terlalu singkat maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkandari daftar inventaris.Sebagai salah satu fungsi dari pengelolaan perlengkapan, penghapusan mempunyai arti:

1. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian yang jauh lebih besar yang disebabkan oleh : a). Pengeluaran yang semakin besar untuk biaya perawatan dan perbaikan atau pemeliharaan terhadap barang yang semakin buruk kondisinya. b). Pemborosan biaya untuk pengamanan barang-barang kelebihan atau barang lain yang karena beberapa sebab, tidak dapat dipergunakan lagi.
2. Meringankan beban kerja inventarisasi karena banyaknya barang-barang yang tinggal menyusut.

Pengawasan 

Seluruh kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan tidak bisa berjalan sendiri tanpa dikendalikan dan diawasi, artinya setiap kegitan masing-masing akan dimonitoring setiap saat oleh pimpinan organisasi serta diperhatikan kerja samanya satu sama lain.

Pengawasan bukan merupakan suau pengaturan yang kaku dan akan membatasi ruang gerak masing-masing fungsi pengelolaan, tetapi merupakan koordinasi serta akselerasi bagi seluruh fungsi pengelolaan administrasi, sehingga pemborosan waktu, tenaga dan biaya dapat dihindarkan.

Sumber :

1.  Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia 2013

2.  Dihimpun dari berbagai seumber

Tweet

DAPATKAN ARTIKEL TERBARU DARI BLOG INI VIA EMAIL...GRATIS...!!!