Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word Processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manager untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
ELEKTRONIK MAIL
Elektronik mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
Metode Pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektrnik yang kita kirim akan melalui beberapa point sebelum sampai di tujuan.
Cara membaca surat elektronik
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik, yaitu :
- Dengan cara menggunakan browser seperti internet explorer atau mozilla firefox.. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik.
- Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client) seperti : Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti diatas, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat melalui ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diiterima dan dikirim secara bersama-sama sekaligus.
Etika penggunaan Surat elektronik
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang sisnya formal dan ada yang informal. Beberapa point pentingnya adalah sebagai berikut :
- Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang ukuran filenya terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang memiliki akses internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima dan dikirim penggunanya.
- Jangan mengirim lanjut (forward) tanpa berpikir terlebih dahulu tentang kegunaannya bagi penerima.
- Isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
- Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan pengutip seperlunya. Dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas dan tidak memakan waktu / jatah akses penerima. Dalam mengutip tulisan orang ke tiga, ingat hak cipta : kutip seperlunya dan rujuk ke tulisan aslinya.
- Gunakanlah kata-kata yang santun, ada kalanya apa yang kita tulis berbeda dengan apa yang sebenarnya kita meksudkan.
VOICE MAIL
Voice mail persis sama dengan elektronik mail. perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya, dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
ELEKTRONIK CALENDARING
Elektronik calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manager. Elektronik calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi dan bukan mengkomunikasikan informasi.
AUDIO CONFRENCING
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio antara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi otomatisasi kantor pertama yang tidak memerlukan komputer, ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
VIDEO CONFERENCING
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Tiga konfigurasi video conferencing, yaitu :
- Video satu arah dan audio satu arah
- Video saatu arah dan audio dua arah
- Video dan audio dua arah
COMPUTER CONFERENCING
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberikan kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk bertukar informasi diantara pemecah masalah yang berada dikota yang berlainan.
FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaann peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan, jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
VIDEOTEXT
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi textual pada payar crt. Materi textual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kemabli jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen mencapai sekitar 97% . Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
DESKTOP PUBLISHING
Desktop publishing adtau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecah masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi windows yang digunakan untuk desktop publishing.
Sumber :
Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia 2013
Tyyy
BalasHapus