Telekonferensi, PABX, dan Faksimile

I. PENGERTIAN TELEKONFERENSI
Telekonferensi, dalam telekomunikasi, merupakan pertemuan berbasis elektronik secara langsung (live) di antara dua atau lebih partisipan manusia atau mesin yang dihubungkan dengan suatu sistem telekomunikasi yang biasanya berupa saluran telepon. Penggunaan telekonferensi memiliki kelebihan efektivitas biaya dan waktu. Telekonferensi dapat berbentuk konferensi audio atau konferensi video. Konferensi audio merupakan salah satu jenis telekonferensi di mana seseorang dapat melakukan percakapan interaktif didalamnya. Dengan audio-konferensi ini, seseorang dapat berbicara dengan lebih dari satu orang melalui speaker. Dalam konferensi video, para partisipannya dapat saling melihat gambar (video) dan saling mendengar, melalui peralatan kamera, monitor, atau pengeras suara masing masing.

Pengertian teleconference atau telekonferensi atau teleseminar adalah komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi.

Jadi teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai kontrol terhadapnya, juga berbagi aplikasi.

Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena menyediakan satu atau lebih dari berikut ini : audio, video, dan atau layanan data oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer, telegraf, teletip, radio, dan televisi.

Di Indonesia, terdapat berbagai layanan teleconference melalui telepon baik fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem conference atau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak diundang dalam telekonferensi atau teleconference tersebut.


II. PANGGILAN KONFERENSI
Panggilan konferensi (bahasa Inggris: Conference call) adalah istilah yang digunakan untuk panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan. Conference Call memungkinkan pengguna telepon yang berbeda lokasi untuk berkomunikasi dan bertukar informasi. Conference Call dapat diatur sedemikian rupa sehingga pihak yang ditelepon dapat berpartisipasi saat panggilan telepon dilakukan atau hanya mendengarkan percakapan dan tak bisa ikut berbicara. Conference Call seringkali disebut ATC (Audio Tele-Conference). Conference Call termasuk dalam tipe teleconference.

A. Cara Kerja
Conference Call terselenggara atas proses distribusi. Dalam satu pengejawantahan, penyelenggaraan tersebut meliputi proses penerimaan seperangkat sinyal audio telepon dari conference subnodes. Sinyal audio telepon tersebut kemudian berkorespondensi dengan penerima panggilan telepon sehingga menghasilkan keluaran seperangkat sinyal audio telepon dari semua sinyal audio telepon yang diterima, lalu mentransmisikan seperangkat sinyal tersebut ke conference subnodes. Sebuah node adalah conference node yang dapat memperbaiki kualitas suara dari setiap peserta telepon yang terhubung dengan cara menghilangkan audio masukan dari audio keluaran peserta conference call. Hal ini dapat meningkatkan kejelasan dari sinyal audio dan mengeliminasi sumber gaung. Public switched Telepon networks atau dedicated private networks dan alat pusat yang disebut bridge digunakan untuk menghubungkan partisipan Conference Call. Mikrofon dan loudspeakers dapat digunakan untuk membuat panggilan grup.

B. Tipe

1. Audio Conference. Audio Conference adalah pertukaran informasi hanya melalui suara dengan medium panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan. Audio Conference mempunyai kelebihan dibandingkan web conference dan video conference karena biaya yang relatif lebih murah. Biaya yang perlu dianggarkan untuk mengadakan audio conference hanya mencakup biaya pembelian unit telepon dan biaya percakapan jarak jauh yang dilakukan melalui telepon. Namun, kelemahan audio conference adalah hilangnya koneksi personal dalam bisnis ketika hanya suara kolega yang bisa terdengar. Lelucon dan ucapan dapat ditangkap bermakna beda saat pembicaraan dilakukan tanpa bisa melihat wajah dan ekspresi pembicara. Kelemahan lain yakni kualitas panggilan menjadi menurun saat pihak dari lokasi lain ditambahkan ke dalam percakapan telepon tersebut. Saat beberapa pihak terlibat dalam satu pembicaraan dalam satu panggilan secara bersamaan, maka kemungkinan pihak-pihak tersebut berbicara dalam satu waktu yang sama menjadi lebih besar. Konsekuensinya, satu sama lain tidak dapat menyampaikan gagasan dengan efektif.
2. Web Conference. Conference call kini bisa digunakan tergabung dengan web conference sebagai pelengkap, dimana presentasi atau dokumen dapat dibagi dan disebarluaskan melalui internet. Penggabungan ini memungkinkan penelepon yang terhubung dalam satu panggilan secara bersamaan dapat melihat isi dari dokumen tersebut, yakni laporan perusahaan, bagan penjualan, dan data perusahaan yang dipresentasikan oleh salah satu partisipan web conference. Keuntungan utama dari web conference adalah presenter dokumen dapat memberikan penjelasan mendetail mengenai suatu dokumen, sementara peserta web conference lain dapat secara serempak melihat dokumen presentasi tersebut. Dokumen yang dikirim lewat surat elektronik ini kemudian diapresiasi dengan analisis oleh para peserta dan respon dapat didiskusikan dengan cepat tanpa menunggu komunikasi yang dilakukan melalui surat elektronik atau panggilan telepon biasa. Web conference bisa dilakukan tanpa biaya. Keuntungan lainnya dalah web conference memungkinkan peserta telepon dapat mengetik atau berbicara dalam satu waktu bersamaan tanpa kemungkinan tidak didengar seperti yang terjadi pada audio conference. Hanya saja, web conference memiliki kelemahan serupa dengan audio conference, yakni sulit untuk menilai keseriusan atau humor seseorang dalam bentuk komentar yang diketik, juga tak ada kepribadian yang tergambar dalamnya. Selain itu, kendala mengenai teknologi juga memegang peranan signifikan. Bagi mereka yang tak biasa menggunakan teknologi, pemanfaatan web conference menjadi kurang efisien.
3. Video Conference. Conference call kini juga mulai menjelajahi dunia melalui podcasting menggunakan iPod dan jejaring sosial, yang menjadi bagian dari perkembangan jenis baru dalam pola interaksi. Video streaming atau penyiaran dari conference call memungkinkan audiens yang lebih luas untuk mengakses panggilan tanpa harus memencet nomor telepon menuju bridge. Keuntungan video conference adalah menawarkan koneksi visual antar peserta panggilan konferensi. Saat menggunakan teknologi video conference, peserta dapat saling melihat visual masing-masing melalui layar televisi dan mendengar satu sama lain melalui sistem pengeras suara. Ekspresi wajah juga terlihat dengan jelas sehingga lelucon dan komentar dapat dimengerti dengan makna yang sesungguhnya. Namun, secara finansial biaya untuk menyelenggarakan video conference memang tergolong lebih mahal karena peralatan yang digunakan. Jika peralatan tidak berkualitas tinggi, maka kelancaran video streaming menjadi tersendat-sendat bahkan tertunda.

C. Kualitas
Kualitas Conference call yang baik seringkali sulit untuk diwujudkan. Penyebab yang paling signifikan adalah teknologi. Peserta bisa saja tak kunjung muncul dalam panggilan konferensi karena teknologi terganggu. Sebaliknya, teknologi takkan efektif jika peserta tidak biasa bersentuhan dengan teknologi. Problem mengenai teknologi cenderung muncul akibat dua hal, yakni kurangnya bandwith dan alat komunikasi yang kurang berkualitas.

D. Aplikasi
Conference Call berfungsi utama untuk membantu kelancaran komunikasi bisnis, mulai dari bisnis korporasi ekspor impor hingga bisnis perbankan syarifah. Pelaku bisnis menggunakan conference call untuk terhubung dengan pihak yang berjauhan, baik pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Aplikasi yang paling sering dijumpai adalah rapat klien, presentasi penjualan, rapat proyek, pelatihan, dan komunikasi antar pegawai yang bekerja di tempat yang berbeda. Conference Call juga bisa berfungsi sosial dan entertainment, seperti group call dan party line. Di Indonesia, layanan conference call disediakan oleh beragam operator telepon seluler seperti Telkomsel, Indosat, dan Excelcomindo.

E. Klasifikasi Biaya
Di Indonesia, belum ada klasifikasi jelas mengenai biaya yang diperlukan untuk menyelenggarakan conference call, baik audio, web, maupun video conference. Tidak demikian dengan negara maju yang sudah menempatkan penggunaan conference call menjadi aspek esensial terutama dalam kelancaran bisnis. Klasifikasi tersebut yakni :

1. Premium. Sistem ini berprinsip sama dengan premium call pada umumnya, yakni partisipan conference call dikenakan biaya lebih. Premium conference call biasa digunakan oleh selebriti, bintang olahraga, pengacara, atau ahli di berbagai bidang, juga bisa digunakan untuk keperluan penggalangan dana amal
2. Prabayar. Conference call dengan sistem prabayar memungkinkan industri bisnis maupun individu untuk mendapatkan layanan dengan cara pembayaran secara online dan menyelenggarakan conference call dengan prinsip membayar sesuai pemakaian. Ciri khas dari sistem prabayar adalah adanya nomer identifikasi personal yang diasosiasikan dengan instruksi untuk mengadakan conference call yang dicantumkan online melalui surat elektronik segera setelah pembayaran. Secara umum, sistem ini dapat diterapkan pada telepon rumah, ponsel, atau komputer, dengan catatan tidak ada biaya tambahan biaya untuk perangkat keras telekomunikasi lain yang mahal. Pelayanan tertentu memungkinkan pengguna untuk memulai dan bergabung dengan conference call dari negara apapun di seluruh dunia, tentu dengan akses telepon yang memadai
3. Tarif Rendah. Pelayanan tarif rendah kini telah ditawarkan bagi penyelenggara yang menginginkan peserta conference call mempunyai akses yang terbatas untuk masuk ke dalam conference bridge dengan batas biaya tetap per bulan. Tipe biaya ini dipilih oleh industri bisnis dengan anggaran pengeluaran yang besar dan nirlaba
4. Bebas Biaya. Conference call tanpa biaya berbeda dengan penyelenggaraan conference call umumnya yakni penelepon membayar biaya dengan tarif rendah atau biaya per menit atau penggabungan keduanya. Sistem ini tidak mempunyai biaya penyelenggaraan dan memungkinkan beberapa orang berbicara dengan tarif normal dari koneksi jarak jauh saja. Dengan demikian, tentu saja fitur yang ditawarkan terbatas karena bebas biaya

III. PENGERTIAN PABX
PABX atau Private Automatic Branch eXchange adalah perangkat penyambungan komunikasi telepon yang terletak di sisi pelanggan, misalnya di gedung-gedung perkantoran yang memerlukan percabangan satuan sambungan telepon. Secara umum perangkat PABX terhubung ke penyedia layanan telekomunikasi publik dan sebuah PABX pada dasarnya adalah sebuah sistem telepon yang biasa disebut juga dengan switchboard yang digunakan sebagai sistem telepon internal di kantor.

PABX/PBX adalah suatu perangkat keras Elektronik telekomunikasi yang berfungsi sebagai pembagi atau pengatur antara bagian internal (extension to extension) dengan external (out going dan incoming). biasanya PABX digunakan untuk kantor, gedung, rumah tinggal, Hotel, Rumah Sakit, dll.

Nama PABX lebih dikenal di kalangan Orang ASIA, sedangakn PBX lebih dikenal di kalangan Eropa. Ukuran atau parameter PABX dalam kapasitas jumlah line telkom yang tersambung ke PABX dan jumlah Extension (cabang). Mulai yang kapasitas satuan, puluhan, ratusan maupun ribuan extension. Saat ini, PABX telah mengaplikasikan teknologi Internet Protocol (IP) sehingga disebut IP PBX.

A. Gambaran Sederhana PABX
Sistem PABX memiliki beberapa/ banyak sambungan kabel yang mengarah pada sebuah switchboard. Itulah sebabnya mengapa ada istilah "branch" dalam kepanjangan PABX, karena "branch" atau cabang ini mengacu kepada banyaknya sambungan yang dihubungkan ke PABX. Alat PABX merupakan teknologi yang canggih karena dapat digunakan sebagai telepon, modem dan mesin fax, serta bisa digunakan sebagai alat komunikasi internal karyawan di kantor.

Cara kerja PABX adalah bahwa sesungguhnya perangkat ini merupakan modem yang berfungsi sebagai control station pusat. Setiap kali ada telepon baru yang masuk, maka telepon tersebut akan di-routing (diarahkan) melalui control station ini. Karena di dalam sistem PABX tersebut telah dimasukan kode tertentu untuk masingmasing nomor telepon di kantor, atau untuk masing-masing extension, maka telepon masuk tersebut akan diarahkan ke tujuan yang tepat dengan menggunakan kode tersebut.

B. Kegunaan PABX Di Kantor
PABX juga dapat diprogram sehingga akan muncul greeting otomatis setiap kali ada telepon masuk sebelum diarahkan ke tujuan yang bersangkutan. Untuk tujuan fungsi fax, Anda dapat memprogram sambungan yang melalui control station tersebut menuju ke sebuah mesin fax, atau bahkan ke berbagai nomor tujuan fax.

PABX modern bahkan dapat diprogram dengan sistem komputer untuk melacak setiap telepon masuk dan telepon keluar. Sistem ini bahkan bisa diatur siapa saja yang boleh melakukan hubungan telepon ke tujuan tertentu. PABX juga bisa digunakan untuk mengetahui penggunaan telepon karyawan yang tidak semestinya.

PABX juga dapat digunakan sebagai Auto Attendant, yaitu fitur yang mengarahkan penelepon masuk ke tujuan tertentu secara otomatis. Fitur ini terutama sangat cocok untuk bisnis skala besar yang selalu menerima telepon masuk dalam jumlah besar setiap harinya. Anda juga dapat melakukan conference call menggunakan PABX.

C. Tipe Jenis PABX

1. PABX DIGITAL. Adalah PABX yang mempunyai output atau extension berupa data digital. untuk PABX jenis ini data digital perlu dikonversikan dengan pesawat telepon khusus untuk dapat menjadi suara. tiap-tiap merk mempunyai konversi digital yang berbeda dengan nama dan istilah berbeda juga. contoh Merk Panasonic menyebutnya key telephone, Digital phone. NEC menyebutnya multi line terminal.
2. PABX ANALOG. Adalah PABX yang mempunyai output analog atau extentionnya berupa sinyal analog, karena menggunakan sinyal analog maka tidak perlu pesawat telepon khusus. Pesawat telepon ini sama seperti yang digunakan dirumah yang dihubungkan PSTN dalam istilah disebut Singgle Line Telephone (SLT).
3. PABX Hybrid. Adalah PABX gabungan antara dua sistem diatas. Oleh karena itu sistem ini mempunyai 4 cable(2pair-1 pair analog 1 pair digital) pada setiap outputnya.
4. PABX IP (Internet Protocol). Adalah PABX yang hanya mengunakan protocol IP untuk interkoneksi ke pesawat pesawatnya. PABX IP mengunakan RJ45 untuk koneksinya.

D. Interkoneksi PABX
Pengertian Interkoneksi PABX adalah gabungan 2 atau lebih PABX menjadi satu system kesatuan. Fungsinya untuk penghematan biaya, contohnya jika sebuah perusahaan memiliki kantor pusat dan cabang, yang mungkin cabang - cabang tersebut berada jauh di luar kota bahkan luar negri sekalipun. Dengan di satukannya system pabx, maka untuk menghubungi cabang melalui telpon tidak memerlukan biaya pulsa, cukup komunikasi internal saja. Interkoneksi antara 2 PABX atau Lebih ada bebarapa Cara :

1. Interkoneksi melalui jaringan Internet (Internet Network) yang di sebut dengan Koneksi IP/IP-PBX.
2. Interkoneksi melalui system Tandem yaitu menggunakan line co dan extension.
3. Interkoneksi biasanya menggunakan System VPN.

IV. PENGERTIAN FAKSIMILE
Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.

Faksimile atau biasa dikenal dengan faks/fax, berasal dari kata 'fac simile' (make similar) dalam bahasa latin, yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Dalam bidang yang lain, mesin faks juga dapat disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.

Sedangkan Menurut A.G. Pringgodigdo, mesin faks adalah sistem transmisi tanpa kawat untuk gambar-gambar dan grafik-grafik dengan cara mengatur sinar cahaya dan foto elektrik sel serta mengubah bagian gelap dan terang dari suatu bahan sehingga dapat dipancarkan dalam suara, lalu pesawat penerima akan mengubahnya kembali seperti aslinya kepada kertas yang telah diolah secara ilmiah. Selain mengirimkan dokumen, mesin faks juga mampu menghantarkan citra foto dengan fasilitas half tone. Mesin faks biasanya terdiri dari modem, mesin fotokopi, alat pemindai gambar, dan alat pencetak data (printer).

A. Fungsi Faksimile

1. Untuk mengirim informasi ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan
2. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat
3. Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan sistem memori maka facsimile dapat difungsikan untuk : a). Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar. b). Mencetak sampai beberapa lembar kopi. c). Menyimpan berbagai alamat.

B. Proses Kerja
Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.

C. Penggunaan Jenis Kertas
Dalam mencetak dokumen melalui mesin faks, digunakan kertas khusus yaitu thermal paper yang peka panas (heat-sensitive thermal). Thermal Paper adalah kertas yang dipenuhi dengan bahan kimiawi yang akan berubah warna ketika dipanaskan. Kertas ini biasa digunakan pada pencetak termal. Permukaan thermal paper dilapisi campuran bahan pewarna yang padat dan kandungan yang sesuai, seperti fluoran leuco dye dan octadecylphosphonic acids. Thermal paper mengandung konsentrat Bisphenol A yang cukup tinggi, yaitu bahan pemecah endokrin.

Untuk tindakan pencegahan, dalam dunia bisnis, kertas termal mesin faks tidak dapat diakui sebagai bukti nyata dalam hukum undang-undang, kecuali jika telah disalin terlebih dahulu. Hal ini terjadi karena tinta yang digunakan pada kertas faks mudah luntur, terutama jika disimpan dalam waktu yang lama. Selain itu, kertas tersebut juga mudah tergulung dan gambar atau tulisan rentan pudar jika terkena sinar matahari.

D. Kemampuan
Ada beberapa indikator yang berbeda dalam mengukur kemampuan mesin faks yaitu melalui grup (group), kelas (class), kecepatan transmisi data (data transmission rate), dan kesesuaian dengan rekomendasi ITU-T. mesin faks biasanya menggunakan standar sambungan PSTN dan nomor telepon. Alasan utama kesuksesan mesin faks adalah bahwa setiap negara di dunia menggunakan standar yang sama, yaitu grup 3. Para ahli percaya bahwa grup 3 berpotensi untuk terus mengalami kemajuan dan perbaikan pada masa yang akan datang. Mesin grup 4, yang bekerja empat kali lebih cepat, telah tersedia tetapi hanya dapat bekerja pada sistem pertukaran dalam telepon digital. 

1. Penggolongan transmisi
Mesin faks senantiasa mengalami perkembangan, terutama dalam hal perbaikan kecepatan transmisinya. Hal ini terjadi karena semakin besar kecepatan transmisi, semakin cepat pula dokumen dapat terkirimkan. Penetapan transmisi tersebut dilakukan oleh badan pengawas standar peralatan mesin faks atau ITU-T. tingkat produksi mesin faks berdasarkan penggolongan durasi waktu transmisinya yaitu :

• Golongan I (G1) : waktu transmisi 6 menit
• Golongan II (G2) : waktu transmisi 3 menit
• Golongan III(G3) : waktu transmisi kurang dari 1 meni
• Golongan IV (G4) : waktu transmisi 10 detik

2. Pemilihan mode
Dalam mengirimkan suatu dokumen, mesin faks menyediakan tiga pilihan mode, yaitu : 

• Mode standard. Mode ini merupakan cara tercepat dalam mengirim dokumen yang juga berarti lebih hemat pulsa. Tetapi kualitas hasil pengirimannya kadang-kadang kurang baik. Terlebih jika dokumen tersebut bukan asli atau hasil foto kopi.
• Mode fine. Dalam mode ini resolusi hasil pengiriman lebih baik tetapi membutuhkan waktu transmisi yang lebih lama pula.
• Mode superfine. Mode ini mampu menghasilkan hasil kiriman paling baik di antara kedua mode sebelumnya, yang akan sangat berguna untuk pengiriman dokumen yang sangat penting. Tetapi waktu yang dibutuhkan dalam pengiriman juga jauh lebih lambat.

E. Keunggulan dan Kekurangan
Mesin faks membantu pengiriman suatu dokumen ke tempat yang jauh dalam waktu singkat. Ketika mengirim dokumen ke tempat yang jauh, maka mesin faks akan mengirim lebih cepat dan spontan melampaui kinerja pengiriman surat melalui pos. Namun kekurangan mesin faks dalam kualitas telah menurunkannya dalam posisi di bawah surat elektronik atau email sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang telah tersebar luas dan digunakan banyak sekali orang.


Sumber :

1. Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia 2013
2. Wikipedia
3. Dihimpun dari berbagai sumber

Tweet

DAPATKAN ARTIKEL TERBARU DARI BLOG INI VIA EMAIL...GRATIS...!!!