Peranan Komunikasi Tertulis

I. SURAT MENYURAT SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI
Telah diuraikan pada bab terdahulu bahwa komunikasi dalam cara penyampaiannya dapat dibedakan dua macam, yaitu lisan dan tulisan, Kita sudah mengetahui dan sudah sering melihat bagaimana cara menyampaikan berita secara lisan. Setelah kita amati dan perhatikan, ternyata berkomunikasi secara lisan kurang dapat memenuhi kepuasan si penyampai berita (komunikator) maupun penerima berita (komunikan) karena kurang lengkapnya berita yang disampaikan atau berita yang diterima oleh komunikan. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya waktu dan tempat.

Kita sudah mengetahui bahwa dalam perkembangan dunia komunikasi, melalui teknologi modern banyak sekali media-media komunikasi telah diciptakan untuk memudahkan orang saling menyampaikan berita, misalnya melalui telepon, TV, telegram, radio serta media komunikasi lainnya. Akan tetapi, untuk lebih memuaskan pemakai jasa komunikasi jangan dilupakan komunikasi tertulis yaitu surat.

II. PENGERTIAN SURAT
W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Oleh karenanya, batasan itu perlu diperjelas lagi dengan penekanan bahwa maksud yang disampaikan melalui surat dapat berupa permintaan, pernyataan, pertimbangan, lamaran, penolakan, dan sebagainya.

Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya dikenal sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut adalah pengertian sempit. Padahal surat mengandung aspek yang lebih luas mencakup informasi tertulis berupa rekaman berita yang dibuat dengan maksud tertentu.

Dalam hal ini, yang dimaksud dengan informasi tertulis adalah informasi berupa kabar atau berita seperti surat berita yang sudah umum dikenal, misalnya surat penawaran, surat pesanan, surat panggilan, dan surat permohonan. Sedangkan informasi berupa rekaman berita secara tertentu, misalnya surat tanda bukti, kartu identitas, akta, dan kontrak. Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya surat adalah: Informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat-menyurat.

A. Pengertian Surat Menyurat
Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama atau perseorangan (pribadi) atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirim surat oleh perorangan atau organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi. Para pelaku dalam korespondensi disebut korespondensi.

Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).

Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).

Menurut O. Setiawan Djuharie, Suharie, Teddy Sutandi Komaruddin dalam bukunya ”Surat Menyurat Serbaguna” mengatakan bahwa : ”Surat merupakan komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu”.

Menurut Dra. Sedarmayanti M. Pd dalam bukunya ”Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran” mengatakan bahwa definisi Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita”.

Menurut I. G. Warsanto, dalam bukunya ”Kearsipan I” mengatakan bahwa ”Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu”.(Warsanto I. G., Kearsipan I, Cetakan Ketiga, Jakarta, 1997, Hal 120. )

Dari berbagai defenisi diatas dapat ditarik garis besar mengenai surat :

1. Surat merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dilaksanakan dengan menggunakan sehelai kertas/lebih.
2. Surat berisikan informasi yang berasal dari satu pihak kepada pihak lainnya, antar pribadi, kedudukannya, dalam organisasi/badan pemerintahan. 
3. Surat dapat menghubungkan seseorang dengan kelompok atau menghubungkan kelompok dengan seseorang yang berjauhan. 
4. Surat memiliki bagian-bagian tertentu seperti ukuran kertas surat, bahasa surat, bentuk-bentuk surat, dan jenis-jenis surat. 
5. Surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta petunjuk intern dari perusahaan/kantor yang bersangkutan. 

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B. Tujuan Penulisan Surat
Setiap orang mempunyai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu orang yang tergabung di dalamnya harus mengadakan kerjasama. Untuk melaksanakan kerja sama harus ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan isyarat, lisan, maupun tertulis. Dengan komunikasi lisan biasanya penyampaian informasi tak selalu lengkap dan tidak selalu lancar seperti yang diharapkan oleh pengirim atau penerima berita. Gangguan- gangguan ini mungkin berupa gangguan lingkungan, fisik, bahasa, dan lain-lain. Akibat dari gangguan tersebut terhadap proses komunikasi dapat berupa :

1. Warta yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai ke tujuan
2. Warta yang dikomunikasikan tidak dipahami oleh si penerima
3. Si penerima salah menafsirkan isi surat, akibatnya salah mengambil sikap atau keputusan
4. Warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya atau mungkin tidak ditanggapi sama sekali

Dalam penulisan surat bukan tidak ada gangguan atau hambatannya, tetapi sangat kecil. Dalam suatu kantor atau organisasi sangat diharapkan sekali setiap pegawai ataupun pimpinan harus terampil membuat surat.

Tujuan seseorang atau suatu organisasi/kantor menulis surat adalah :

1. Menyampaikan informasi
2. Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai dengan isi hati penulis.
3. Memperlancar arus komunikasi sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tafsir.
4. Mengehemat waktu, tenaga, dan biaya dari pada bertemu langsung dengan pihak yang dituju.

Pada kenyataan, dalam menulis surat ada beberapa kesalahan yang sering ditemukan, baik diinstansi pemerintah maupun lembaga sosial dan perusahan-perusahan. Kesalahan-kesalahan tersebut antara lain :

1. Penggunaan tanda baca yang kurang tepat sehingga menimbulkan salah pengertian.
2. Susunan kalimat yang tidak lengkap.
3. Tata bahasa yang tidak teratur.
4. Ketikan salah atau banyak yang kotor.
5. Pemakian kata dan istlah asing yang tidak tepat.
6. Kurang sopan dan ceroboh dalam mengutarkan gagasan.
7. Penggunanaan ejaan yang tidak sesuai dengan ejaan yang disempurnakan.
8. Kalimat sering tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele.
9. Susunan isi atau komposisi surat yang tidak teratur.

C. Fungsi Surat
Sudah dijelaskan pada uraian terdahulu bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang sangat efisien karena dapat dijadikan bukti autentik (hitam di atas putih). Selain sebagai sarana komunikasi, surat dapat juga berfungsi (terutama surat resmi) sebagai :

1. Alat bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian
2. Alat pengingat/berpikir, misalnya surat yang telah diarsipkan
3. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau
4. Pedoman/dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan dan sebagainya
5. Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan
6. Duta atau wakil organisasi
7. Barometer kemajuan kantor 

D. Jenis Surat
Banyak jenis surat yang beredar dalam kehidupan sehari-hari dan berbagai corak ragam surat sebagai alat tata usahayang dikirim atau diterima oleh suatu kantor. Ini merupakan tanda bahwa telah terjadi aktivitas secara dinamis di kantor tersebut karena surat sesungguhnya merupakan alat ukur maju mundurnya aktivitas kantor atau kegiatan administrasi kantor.

1. Penggolongan Surat Menurut Sifatnya

• Surat pribadi, dapat dibedakan : 1). Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan. 2). Surat setengah resmi, misalnya surat lamaran kerja.
• Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan.
• Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan.
• Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan niaga dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.

Perbedaan surat pribadi serta surat dinas swasta dan pemerintah adalah :

• Surat Pribadi. Sudan dijelaskan di atas bahwa surat pribadi dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu yang bersifat kekeluargaan dan setengah resmi (surat lamaran pekerjaan). Surat pribadi disebut juga surat perorangan (prive) yang berisi masalah perorangan atau pribadi, baik itu masalah kekeluargaan maupun masalah hubungan pribadi dengan dinas.
• Surat Dinas Swasta dan Pemerintah. Surat dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat atau yang mewakili suatu badan/lembaga, baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan dan dibuat untuk memecahkan masalah kedinasan pula. Bila surat dinas tersebut berhubungan dengan masalah pemerintahan, maka surat tersebut disebut surat dinas pemerintahan dan kalau menyangkut niaga maka disebut surat dinas niaga/ dinas swasta.

Berikut adalah contoh surat pribadi, dinas swasta dan dinas pemerintahan.
a. Contoh Surat Pribadi

Surat Pribadi

b. Contoh Surat Dinas Swasta

Surat Dinas Swasta

c. Contoh Surat Dinas Pemerintah

Surat Dinas Pemerintah

2. Penggolongan Surat Menurut Wujudnya
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang penulisannya tidak menggunakan lembaran khusus, cukup kertas surat biasa dan pengirimannya tidak pada kesempatan pertama karena tidak memakai biaya pengiriman kilat atau kilat khusus.
Contoh :

• surat perkenalan,
• surat keluarga,
• surat ucapan selamat, seperti melahirkan, menikah, menempati kantor baru, dll.

b. Surat Memo
Surat memo (memorandum) adalah surat yang digunakan untuk komunikasi secara tertulis di lingkungan kantor/organisasi itu sendiri dan sifatnya informal. Umumnya isinya berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal lain. Penulisannya dapat juga ditik atau ditulis tangan. Memo umunanya singkat, isi memo tidak lebih dari 10 baris. Memo dibuat oleh atasan kepada bawahan dan sebaliknya atau antarpejabat yang setingkat. Memorandum mempunyai ukuran kertas yang umum oktavo atau A5.
Bagian-bagian dari memo :
     1). Kepala memorandum, terdiri dari :
               a). Nama instansi yang mengeluarkan memo,
               b). Petunjuk memo,
               c). Nomor, tanggal memo dibuat,
               d). Kepada dan dari siapa memo dibuat,
               e). Perihal,
               f). logo/lambang (bila ada).
     2). Isi memo, sekalipun bersifat tidak resmi, umumnya menyangkut kedinasan.
     3). Kaki memorandum mencantumkan nama dan tanda tangan pemberi memo.

Contoh Memorandum

Dari contoh memorandum di atas dapat digolongkan tiga bagian memorandum yang sangat penting, yakni kepala, badan, dan kaki memorandum. Contoh skema memo atau memorandum dapat dilihat di bawah ini.

c. Surat Telegram/Surat Kawat
Telegram berasal dari kata tele (yang berarti jauh) dan gram (tanda atau bentuk). Dengan kata lain, telegram berarti pemindahan tulisan dengan bantuan pesawat telegraf dalam jarak jauh. Ciri berita telegram adalah kalimat singkat. Untuk telegram dinas pemerintah huruf yang dipakai adalah semua huruf besar, sedangkan untuk telegram swasta atau umum semuanya huruf kecil. Berita telegram ditulis pada sehelai blanko telegram yang telah disediakan oleh kantor telegram. Blanko telegram ada yang diisi oleh petugas di kantor telegram dan ada yang ditulis sendiri oleh si pengirim berita.
Blanko telegram di bawah ini terdiri dari :
1). Bagian atas
Bagian ini diisi oleh petugas kantor telegram. Jadi, harus diperhatikan tempat-tempat khusus yang harus diisi oleh pengirim atau petugas kantor telegram.
2). Bagian tengah
Bagian ini tempat pengirim telegram menulis berita. Penulisan telegram harus mengikuti ketentuan yang sudah ditetapkan oleh Perum Postel. Untuk tata cara penulisan ini ada uraian khusus yang membicarakan mengenai telegram. Bagian tengah ini terdiri dari :
     a). Sifat telegram
     b). Alamat yang dituju
     c). Isi telegram
     d). Nama pengirim (nama perorangan, instansi, atau organisasi).
3). Bagian bawah
Bagian ini terdiri dari :
     a). bagian kiri perkataan "Periksa awal" (diisi oleh petugas kantor telegram)
     b). bagian kanan perkataan "Periksa akhir" (diisi oleh petugas kantor telegram)
     c). bagian "Nama" dan "Alamat pengirim" (diisi oleh pengirim telegram)
Contoh :

d. Kartu Pos
Kartu pos adalah segala macam surat yang ditulis di atas karton yang berukuran 15 cm x 10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh Perum POSTEL. Ukuran kartu pos demikian terbatas sehingga dalam penulisan berita harus singkat dan tidak rahasia karena pengiriman kartupos tidak menggunakan sampul khusus.

Selain kartu pos yang dikeluarkan oleh Parpostel ada juga yang membuat secara pribadi atau perorangan.

Contoh :

3. Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat
a. Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi dokumen penting yang berhubungan dengan rahasia atau keamanan negara. Surat ini ditandai dengan kode SRHS (singkatan dari sangat rahasia). Cara pengiriman surat sangat rahasia, berbeda dengan pengiriman surat biasa.

• Surat dikirim dengan memakai tiga sampul.
• Sampul pertama dan kedua ditulis dengan alamat lengkap dan masing-masing di lem. Sebaiknya, penulisan alamat tersebut dilengkapi dengan u.p (untuk perhatian) dan nama pejabat yang harus langsung menerima surat tersebut dan masingmasing sampul ditulis dengan kode SANGAT RAHASIA.
• Sampul ketiga hanya ditulis dengan alamat seperti surat biasa, tidak diberi kode dan tidak dilem. Maksudnya agar tidak mengundang perhatian orang jahil untuk mencuri rahasia yang dibawa oleh surat tersebut. Surat-surat tersebut antara lain: surat dari kementerian luar negeri, dokumen untuk negara tetangga, dokumen di kalangan militer.

b. Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang berisi dokumen ringan yang hanya boleh diketahui satu atau oleh beberapa orang pejabat tertentu dalam suatu instansi. Cara pengiriman :

• dengan menggunakan dua sampul,
• sampul pertama ditulis alamat lengkap dan diberi kode RAHASIA (RS) dan dilem, dan
• sampul kedua hanya ditulis seperti surat biasa. Contohnya surat dokumen kepada instansi setempat, Laporan kondite seorang pejabat

4. Penggolongan Surat Menurut Proses Penyelesaiannya
a. Surat Sangat Segera/Kilat
Surat sangat segera/kilat adalah surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera. Surat ini harus didahulukan dari surat-surat lainnya baik dalam proses pembuatan maupun proses pengirimannya.
b. Surat Segera
Surat segera adalah surat yang memerlukan penyelesaian dengan segera, tetapi tidak sesegera surat kilat. Bila dikirim dengan via pos, biaya perangko surat ekspres tentu lebih besar dari perangko surat biasa.
c. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang diperlakukan secara biasa, tidak diistimewakan.

5. Penggolongan Surat Menurut Dinas Pos
a. Surat Biasa
Surat biasa ialah surat yang dikirimkan dengan menempel perangko yang termurah, seperti telah ditetapkan oleh PARPOSTEL, misalnya Rp 300,00.
Contoh :

b. Surat Kilat
Surat kilat ialah surat yang pemberangkatan dan pengantar annya diutamakan dari surat biasa. Diusahakan bahwa surat itu harus sampai dalarn 1 x 24 jam. Cara pengirimannya dapat dilakukan dengan hanya rnemberi perangko yang telah ditentukan oleh Perum Pos dan Giro dan lebih mahal dari perangko surat biasa.
Contoh :

c. Surat Kilat Khusus
Surat kilat khusus ialah surat yang dijamin pengirimannya selama 1 x 24 jam oleh PARPOSTEL dan harus sudah ada jaringannya pada daerah yang akan dikirimi surat kilat khusus ini. Cara pengirimannya ialah :

• Surat yang akan dikirimkan diberikan kepada petugas pos.
• Surat didaftar dan dibayar langsung kepada petugas pos.
• Si pengirim surat diberi selembar bukti pengiriman yang disebut resi pos yang dapat digunakan untuk bahan bukti bila ada penyimpangan dalam pengiriman surat.
• Harga pengiriman/perangko lebih mahal dari surat kilat.
• Memakai nomor monitoring yang sesuai dengan resi agar mudah memonitor, apakah surat sudah sampai atau belum.

Contoh resi surat kilat khusus :

d. Surat Tercatat atau Terdaftar
Surat tercatat atau terdaftar ini lebih baik lagi jaminannya dari kilat khusus karena pihak pos akan selalu memonitor pengiriman surat ini. Dan setiap waktu yang telah ditentukan ada pemberangkatan, sedangkan surat kilat khusus hanya 1 x 24 jam pengirimannya. Surat inipun menggunakan resi sebagai bukti bahwa surat sudah dikirim dan sudah diterima oleh penerima surat. Perlu diperhatikan bahwa surat biasa dan kilat pun dapat dikirim melalui surat tercatat. Namun yang penting harga pengirimannya disesuaikan dengan harga surat tercatat atau terdaftar. Perlu diketahui, pengiriman surat sebetulnya disesuaikan dengan berat dan jauhnya tempat surat yang akan dikirim. Lebih jauh dan lebih beratnya surat yang dikirim tentu perangkonya lebih mahal. Di kantor pos besar atau sedang yang sudah menggunakan sistem program komputer, akan cepat didapat besar biaya pos sesuai dengan berat dan jauhnya masing-masing kiriman. Walaupun surat yang dikirim surat biasa, tapi menggunakan perangko lebih dari standar pengiriman surat biasa, misalnya harga perangko yang ditempel sama dengan pengiriman kilat atau kilat khusus, maka surat tersebut pengirimannya pasti diutamakan. Begitu pula sebaliknya, apabila kita mengirim surat dengan sampul kuat khusus atau kilat tapi perangkonya tidak standar surat kilat khusus atau kilat maka surat yang dikirim penyampaiannya seperti surat biasa.
Contoh resi surat kilat tercatat :

III. BAGIAN-BAGIAN SURAT
Setiap surat terdiri dari bagian-bagian dan setiap bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan bagian-bagian surat ini bergantung dari bentuk surat yang dipakai. Garis besar bagian surat akan dibahas dalam uraian selanjutnya di bawah ini.

A. Kepala (kop) Surat
Kepala surat menunjukkan ciri khas badan usaha, perusahaan atau kantor dan berfungsi sebagai reklame. Selain berfungsi sebagai reklame berfungsi juga supaya mudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lainnya mengenai badan, organisasiatau instansi yang mengirim surat tersebut. Biasanya kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik yang terdiri dari :

• Nama organisasi atau lembaga
• Alamat kantor pusat dan kantor cabang (bila ada) Jenis usaha (beberapa badan usaha sering mencantumkan jenis usahanya di kop surat sebagai pemberitahuan sekaligus)
• Nomor telepon (bila ada)
• Nomor faksimil (bila ada)
• Nomor kotak pos (bila ada)
• Nomor kawat (bila ada)
• Alamat kawat (bila ada)
• Lambang/logo (bila ada)

Perhatian:

• Kertas surat berkepala surat hanya dipakai untuk kepentingan organisasi, untuk kepentingan pribadi menggunakan kertas biasa yang tidak berkepala (berkop). Contoh kepala surat sebuah perusahaan/instansi swasta.
• Di beberapa badan usaha kadang mencanturnkan alamat, nomor telepon dan faksimile pada bagian bawah kertas surat.

B. Nomor Surat
Setiap surat resmi terutama surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan kantor, hendaknya diberi nomor yang disebut nomor verbal. Kegunaan nomor surat adalah :

• Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat (sebagai arsip).
• Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu.
• Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat-menyurat.
• Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.

Dari rangkaian nomor surat, dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu membaca isinya karena setiap nomor surat dicantumkan pula kode tertentu, misalnya PH (penawaran harga), SK (surat keputusan), dan lain-lain. Rangkaian nomor surat tersebut dapat kita lihat pada gambar di bawah ini. Contoh :

C. Tanggal Surat
Cara pembuatan tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama kota/tempat karena telah tercantum pada kepala surat. Kecuali, bila menulis surat pada kertas polos yang tidak ada kepala suratnya, harus
dicantumkan nama kota di mana surat itu dibuat.

Penulisan tanggal harus lengkap, tidak boleh disingkat, misalnya 2 Maret 1994 atau Jakarta, 2 Maret 1994. Di belakang tahun tidak perlu diberi tanda titik (.). Contoh penulisan tanggal yang benar dan yang tidak benar.

D. Lampiran
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. Kelengkapan itu umumnya berupa kuitansi, brosur atau foto kopi :

• Kata lampiran untuk surat-surat niaga biasanya terletak di sebelah kiri bawah dengan mencantumkan semua jenis yang dilampirkan.
• Untuk surat resmi atau surat dinas (pernerintah) di sebelah kiri atas di bawah kata "Nomor", biasanya tidak menyebutkan jenis satu persatu. Misalnya, cukup menuliskan kata Lampiran: 5 berkas atau 2 berkas. Contoh : Lampiran: 5 helai, Lampiran: 10 helai, Lampiran: 1 helai, dll.

E. Perihal
Perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Pada surat resmi atau dinas pemerintah, penulisan kata "perihal" dicantumkan di bawah kata "lampiran".
Misalnya :
Nomor : 18/KX-D/94
Lampiran : 1 berkas
Perihal : Pengangkatan pegawai negeri
Untuk surat-surat niaga, ada tiga cara menuliskan kata "perihal", yaitu :

• Sebelum menulis alamat,
• Setelah menulis alamat,
• Setelah menulis salam pembuka

F. Alamat Surat
Alamat surat ada dua macam. Pertama, alamat luar, yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat. Kedua, alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat. Dalam penulisan alamat, banyak terjadi kelemahan-kelemahan yang tidak disadari oleh si penulis. Untuk itu perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Yang pertama
Dalam menuliskan alamat tujuan, kata "kepada" dan sejenisnya tidak wajib ditulis, asalkan alamat tujuan ditempatkan pada posisi yang tepat.
Yang kedua
Ungkapan "yang terhormat" (Yth.) tidak selalu dipakai. Ungkapan Yth. dipakai sebagai berikut; a) Jika menulis nama seseorang yang dihormati, seorang bawahan menulis surat kepada atasannya atau sebuah perusahaan mengirim surat kepada relasinya. b) Jika menulis nama orang yang diikuti jabatan organisasi atau unit organisasi. Contoh : (1) Yth. Direktur Yayasan Sekar Melati. (2) Yth. Kabag. Personalia CV ABADI. (3) Yth. Ketua Karang Taruna RT 009 / RW 04 Kelurahan Rambutan. (4) Yth. Sekretaris Personalia PT SEJUK NIAN.

Akan tetapi, jika menulis untuk organisasi, ungkapan Yth. tidak dipakai. Contoh ;

PT SUBUR SELALU
Jalan Pemuda No. 11
Lampung 12110

Kegunaan alamat dalam :

• alat petunjuk langsung bagi si penerima
• petunjuk bagi petugas kearsipan
• alamat luar bila digunakan sampul berjendela

Dinas pos meminta agar penulisan alamat harus jelas, lengkap, rapi, dan harus disesuaikan dengan halaman sampul surat, Kode pos hanya ditulis pada alamat luar. Beberapa contoh cara penulisan alamat tujuan pada sampul surat.

Alamat yang ditujukan pada perorangan.
Kepada
Yth. Sdr. Noviardi
Jl. Alaydrus No. 2000
Jakarta

Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya.
Kepada
Yth. Direktur PT TEGAR
Jl. Pondok Cede Raya No. 500
JAKARTA TIMUR

Alamat yang ditujukan kepada nama instansi pemerintah atau instansi swasta.

Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah dari perusahaan swasta.
Kepada
Yth. Kepala Kantor Dept. Tenaga Kerja
Jakarta Pusat
Jl. Prapatan No. 52 .
JAKARTA PUSAT

Penulisan alamat dari pejabat pemerintah kepada direktorat perusahaan swasta tidak perlu menggunakan apapun.
Kepada
Yth. Direktur Utama PT BUNGA RAMPAI
Jl. Raya Bogor No. 27
JAKARTA TIMUR

Penulisan alamat dengan menggunakan u.p.

Penulisan alamat yang ditujukan kepada staf kedutaan besar.
Kepada
Yang Mulia Tuan Much. Arsyad
Staf Kedutaan Besar Brunai Darusalam
Jl. Imam Bonjol No. 3
JAKARTA PUSAT

Penulisan alamat yang ditujukan kepada iklan.
a. dengan P.O Box/Tromol Pos/Kotak Pos
(1) Kepada
Yth. Pemilik P.O Box 275/JKT
JAKARTA TIMUR

(2) Kepada
P.O Box 275/JKT
JAKARTA TIMUR

(3) P.O Box 275/JKT .
JAKARTA TIMUR

b. dengan nomor iklan
(1) Kepada
Yth. Pemasang Iklan No. 325 BB
d.a. Harian Kompas
Jl. Gajah Mada No. 104
JAKARTA

(2) Kepada
Pemasang Iklan No. 325 BB
d.a. Harian Kompas
Jl. Gajah Mada No. 104
JAKARTA

(3) Iklan No. 325 BB
d/a. Harian Kompas
Jl. Gajah Mada No. 104
JAKARTA

Penulisan alamat dari antar pejabat yang jabatannya sama.
Direktur Jenderal Pembinaan dan Penempatan
Tenaga Kerja
Kementerian Tenaga Kerja
Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 51
JAKARTA

Penulisan alamat dari jabatan yang lebih rendah kepada eselon yang lebih tinggi.
Kepada
Yth. Direktur Jenderal Anggaran
Kementerian Keuangan RI
Jl. Lapangan Banteng Timur
JAKARTA PUSAT

Penulisan alamat dari pejabat yang eselonnya lebih rendah.
Kepada
Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Tenaga Kerja
Provinsi Jawa Tengah
Jl. Ki Mangun Sarkoro No. 21
SEMARANG

G. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa kaku. Salam pembuka sifatnya tidak wajib, surat berita tanpa salam pembuka samasekali tidak salah tetapi dalam surat pribadi kita sering memakai salam pembuka dan surat dinas pemerintah jarang memakai salam pembuka. Sebetulnya tidak ada ketentuan untuk raemakai atau tidak salam pembuka. Contoh salam pembuka pada surat resmi :

Dengan hormat
Bapak ... yang terhormat
Ibu ... yang terhormat
Saudara ... yang saya/kami hormati
Salam sejahtera
Assalamualaikum Wr.Wb.
Salam Pramuka

H. Isi Surat
Isi surat terdiri atas :
a. Kalimat pembuka
Alinea pembuka merupakan pengantar bagi isi surat yang sesungguhnya.
Contoh :
Kami beritahukan bahwa ....
Bersama ini kami lampirkan ....
Kami mohon bantuan Tuan untuk ....
Dengan ini kami mengundang .... .
Sesuai dengan pembicaraan kita melalui telepon tanggal ...
Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa*Ja .....
Perkenankanlah kami melaporkan . . .
Menyambung surat kami tanggal .... No.....

Contoh alinea pembuka pada surat jawaban atau balasan :
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal . . . No. .
Berkenaan dengan surat Saudara tanggal.. No...
Menunjuk surat Saudara tanggal .. . No. ...

b. Isi surat yang sesungguhnya
Sesuatu yang diinformasikan, yang disampaikan penulis kepada penerima surat untuk menghilangkan salah tafsir dan efisien. Isi surat hendaknya singkat dan jelas.

c. Kalimat penutup.
Alinea penutup. Merupakan kesimpulan dan fungsi atau penegas isi surat.
Contoh:
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Kami harap kerja sama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus.

d. Salam Penutup
Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima, misalnya :
Hormat kami
Salam kami
Wasalam

Pada surat-surat resmi/dinas pemerintah biasanya tidak dicanturnkan salam penutup, melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantor, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tanda tangan dapat pula ditambah dengan NIP setelah nama terang. Contoh penandatanganan surat menurut susunan struktur organisasi.

Pimpinan Unit Utama yang menjadi subyek surat atas nama menteri
a.n. MENTERI KEUANGAN R.I
SEKRETARIS JENDERAL
(ruang tanda tangan)
Nama terang
NIP ........

Menteri yang menjadi subyek surat tetapi penandatanganan dilaksanakan oleh Sekretaris Jenderal dengan sebutan atas nama beliau (a.n.b) dalam hal ini perlu terdapat persetujuan menteri.
MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
a.n.b
SEKRETARIS JENDERAL
(ruang tanda tangan)
Namaterang
NIP ......

Penandatanganan oleh pimpinan unit utama yang menjadi subyek surat.
DIREKTUR JENDERAL PEMBINAAN DAN
PENEMPATAN TENAGA KERJA
(ruang tanda tangan)
Nama terang
NIP. ......

Penandatanganan surat dengan menggunakan u.b. {untuk beliau),
a.n. MENTERI TENAGA KERJA REPUBLIK INDONESIA
SEKRETARIS JENDERAL
u.b KEPALA BIRO ...........
(ruang tanda tangan)
Nama terang
NIP. ......

Surat yang ditandatangani oleh orang yang diberi kuasa (PP = per pro curation = orang yang diberi kuasa)
Hormat kami,
PP. CV MANDIRI PERKASA
Drs. Andhika Ksatriya Pimpinan

J. Tembusan
Tembusan dibuat apabila surat tersebut perlu diketahui/disampaikan kepada, orang atau unit yang ada hubungannya dengan surat tersebut, maka dikirimkanlah kopinya. Dengan menulis "tembusan" sesudah nama jabatan/NIP di sebelah kiri atau dapat pula ditulis dengan "tindasan" atau "distribusi "kepada". Teknik penulisan tembusan ada 2 macam :

• Tembusan yang obyeknya hanya satu, ditulis sebaris dengan "tembusan".
• Tembusan yang obyeknya lebih dari satu, dituliskan berderet ke bawah dan diberi nomor urut.

K. Inisial Pengonsep dan Pengetik
Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep dan pengetik. Kegunaan inisial adalah untuk mengetahui siapa yang mengonsep dan yang mengetik. Jadi, sewaktu-waktu diperlukan orangnya mudah dicari. Biasanya inisial ditulis dengan huruf kapital, misalnya NS/SD.
Contoh :

Sumber :

1. Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia 2013
2. Wikipedia
3. Dihimpun dari berbagai sumber

Tweet

DAPATKAN ARTIKEL TERBARU DARI BLOG INI VIA EMAIL...GRATIS...!!!