Arti dan Fungsi Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut Automation memiliki padanan kata Mechanizatioan dan Computerization (Lernaut & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu 1) the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan 2) the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis). Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna 1) equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

Esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaan alat otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisas berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.

Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokkan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan data base; melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunaka  peralatan mekanis khususnya komputer. Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan jaringan lokal (Local Area Network/LAN).

“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”.

Pakpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut :
Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin.

Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi dan penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

Mesin kantor dilihat dari tenaga penggeraknya yaitu :

1. Mesin manual, adalah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
2. Mesin listrik/elektrik, adalah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga listrik atau baterai.

Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya :

1. Mesin mekanik, yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
2. Mesin elektronik, yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.

Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu :
Mesin-mesin untuk mencatat bahan-bahan keterangan diantaranya :

• Mesin tulis
• Mesin penomor
• Mesin dikte
• Asahan pensil

Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keretangan, diantaranya :

• Pembuka surat
• Pemotong kertas
• Mesin penjilid
• Pencatat uang kas
• Hechtmachine

Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan, diantaranya :

• Mesin jumlah
• Komputer
• Mesin hitung

Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan, diantaranya :

• Mesin stensil
• Mesin perekan sheet
• Mesin stencil spirtus
• Mesin offset
• Mesin fotocopy
• Berbagai mesin pencetak

Mesin-mesin untuk mengirimkan bahan keterangan, diantaranya :

• Telepon dan interphone
• Faksimili
• Teleprinter

Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan, diantaranya :

• Mikrofilm
• Pelubang kertas/kartu
• Mesin penghancur kertas

Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatisasi kantor, yaitu :

1. Manager, adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional, tidak mengelola orang tetapi menyumbag keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asisten staf khusus. Manager dan Profesional secara bersamaan dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur pertemuan.
4. Clerical employee (pegawai administratif), melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Sumber :
     1.  Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia 2013
     2.  Dihimpun dari berbagai sumber

Tweet

DAPATKAN ARTIKEL TERBARU DARI BLOG INI VIA EMAIL...GRATIS...!!!