Pengertian Arsip

ARSIP
Pengertiannya dapat dlihat dari dua segi, yaitu :
Segi bahasa
Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa Yunani "arche" yang berarti "permulaan", kemudian dari kata "arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang berarti catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi "archeon" yang berarti "gedung pemerintahan" dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi "archivium".

Pendapat para ahli

1. Arsiparis Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A. Feith (1858-1913), dan R. Fruin (1857-1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven yang diterbitkan pada tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa Inggris oleh arsiparis Amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archive (1940). Kata "archive" diartikan segenap dokumen tertulis, gambar, dan bahan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.
2. Sir Hillary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Archives Administration (Oxford 1922). Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan eksekutif (pemerintah maupun swasta) yang membentuk sebagian, kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.
3. Arsiparis Italia, Eugenio Casanova (1867-1951) dalam bukunya Archivistica (Seina 1928). Arsip sebagai penambahan secara tertib dokumen-dokumen yang diciptakan selama kegiatannya oleh suatu lembaga atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh lembaga atau perorangan tersebut.
4. Arsiparis Jerman Adolf Brenneke (1875-1946) dalam bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953). Arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau.
5. Prof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records walau dalam bahasa Indonesianya diartikan arsip. File berarti wadah, tempat, map, ordner, doos, kotak, lemari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip dan bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen, dan peta.
6. Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran. Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Dari pendapat yang dipaparkan menyatakan bahwa arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun kelompok (berjilid) dan dokumen tersebut merupakan hasil dari kegiatan suatu lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan digunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau. Arsip tidak hanya dokumen berbentuk kertas yang tunggal maupun kelompok (berjilid) tapi arsip juga berupa rekaman informasi dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan zaman dan untuk penyerahan arsip itu sendiri tidak harus dari suaatu badan atau organisasi baik pemerintah maupun swasta tapi bisa juga dari perorangan.

Didalam bahasa Indonesia dikenal juga kata "file" dan "record" yang banyak diigunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Masing-masing memiliki pengertian sebagai berikut :

1. File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif.
2. Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi dan diserahkan penyimpanannya ke unit pengarsipan.
3. Archive adalah arsip statis yang terdaoat di Arsip Nasional RI pusat atau daerah. Arsip statis adalah arsip-arsip yang secara tidak langsung digunakan dalam penyelenggaran administrasi negara.

JENIS-JENIS ARSIP
Ditinjau dari kepetingannya

1. Arsip tidak penting. Adalah arsip yang kegunaannya habis setelah dibaca. Contoh : Surat undangan, Memo
2. Arsip biasa. Adalah arsip yang mempunyai nilai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. Contoh : Surat-surat niaga.
3. Arsip penting. Adalah arsip yang mempunyai nilai kegunaan besar untuk suatu organisasi dalam jangka waktu yang cukup lama. Contoh : Surat perjanjian kerjasama
4. Arsip sangat penting. Adalah arsip yang mempunyai nilai guna sangat penting bagi suatu organisasi oleh karena itu arsip ini harus disimpan secara terus menerus atau abadi oleh organisasi tersebut. Contoh : Surat tanah, Surat kepemilikan bangunan, dll
5. Arsip rahasia. Adalah arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang yang berkepntingan dengan surat tersebut. Contoh : laporan keuangan, strategi pemasaran

Ditinjau dari fisiknya atau bentuk wujudnya

1. Arsip berbentuk lembaran. Adalah wujud arsip yang berupan tulisan/tertulis. Contoh : surat, memo, akta dll
2. Arsip visual. Adalah wujud arsip yang dilihat dapat berupa gambar, lukisan, ukiran, peta dll

Ditinjau dari masalahnya atau isinya

1. Financial record. Adalah arsip yang berisi catatan yang berhubungan kegiatan/ masalah keuangan. Contoh : kwitansi, cek, giro, faktur dll
2. Personal record. Adalah arsip yang berisi tentang data-data kepeawaian. Contoh : riwyata hidup, surat lamaran pekerjaa, absen pegawai dll
3. Inventory record. Adalah arsip yang berisi tentang data-data keadaan barang dagangan. Contoh : surat yang memuat tentang jumlah barang, kondisi barang, lokasi/tempat barang tersebut.
4. Production record. Adalah arsip yang berisi catatan mengenai keadaan produksi. contohnya laporan produksi sales record adalah arsip yang berisi catatan-catatn informasi mengenai penjualan. Contoh : surat pesanan, list harga dll

Ditinjau dari pemiliknya

1. Berasal dari Lembaga pemerintahan.
2. Berasal dari instansi pemerintah/swasta

Ditinjau dari fungsinya

1. Arsip dinamis. Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan pada umumnya. arsip dinamis dibagi menjadi tiga yaitu : arsip aktif, semi inaktif dan inaktif.
2. Arsip statis. Adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus oleh organisasi namun dipergunakan untuk kepentingan masayarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunkan sebagai refrensi saja

DOKUMEN
Dokumen menurut bahasa Inggris adalah "documentation" dan menurut bahsa latin adalah "documentum". Dalam wikipedia bahasa Indonesia yang dimaksud dengan dokumen adalah sebuah tulisan yang memuat informasi.

Menurut kamus kepegawaian, dokumen adalah semua catatan tertulis, baik yang tercetak dan tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan di pilah untuk dikumpulkan, disusun, disediakan, dan disebarkan.

Menurut kamus bahasa Inggris/Webster dokumen dapat membuktikan dengan keterangan melengkapi keterangan dengan fakta-fakta, seperti surat keterangan, surat pernyataan, lampiran, dll.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah suatu yang tertulis dan tercetak yang dapat dipergunakan untuk bukti atau keterangan.


PUSTAKA
Menurut W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan pustaka adalah kitab, buku, tempat persediaan buku-buku untuk dibaca, kumpulan buku-buku bacaan, dan sebagainya.

WARKAT

1. Pengertian secara sempit. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), warkat dapat berarti surat atau isi surat.
2. Pengertian secara luas. Warkat adalah setiap informasi tertulis, tercetak, atau bergambar yang masih memiliki kegunaan sebagai bahan informasi dan ingatan bagi organisasi.

Berdasarkan pengertian tersebut berarti tidak semua catatan, grafik, gambar dan sebagainya itu dapat disebut sebagai warkat. Apabila catatan, grafik, dan gambar-gambar tersebut masih memiliki kegunaan sebagai informasi dan ingatan organisasi maka layaklah bila disebut warkat.

Disamping dalam bentuk surat, bentuk-bentuk lain yang termasuk dalam pengertian warkat :
     1.  Grafik
     2.  Tabel
     3.  Gambar atau bagan
     4.  Data-data statistik
     5.  Dalam bentuk himpunan atau buku, misalnya :
               a.  Buku Laporan
                         #  Buku kas
                         #  Buku agenda
                         #  Buku himpunan peraturan perundang-undangan
                         #  Buku himpunan surat keputusan
                         #  Buku pedoman, misalnya :
                                  *  Buku pedoman organisasi
                                  *  Buku pedoman tata kerja
                                  *  Buku pedoman tata persuratan dan kearsipan
                                  *  Buku uraian tugas, dan sebagainya


KLIPING
Kliping adalah seni dalam memnfaatkan koran atau majalah bekas atau baru dengan cara memotong berita (artikel) yang ada untuk kemudian ditempelkan dikertas baru.

Dibawah ini adalah cara yang dapat dipraktikkan agar pembuatan kliping tidak terkesan asal-asalan, yaitu :

1. Usahakan gunakan kertas yang lebih tebal daari artikel yang sudah digunting.
2. Pilihlah lem yang cepat kering.
3. Ukuran jarak harus tertata dengan rapi dan disesuaikan dengan kebutuhan.
4. Penyusunan potongan koran atau majalah bisa menggunakan dua metode, yaitu dengan mengelompokkannya ke dalam kategori atau menurut tanggal terbit.
5. Pilihlah cover kliping yang bagus dan sesuaikan dengan isinya.
6. Buatlah daftar isi dan penomoran halaman untuk memudahkan pembaca mencari informasi.

Sumber :
     1.  Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia 2013
     2.  Dihimpun dari berbagai sumber

Tweet

DAPATKAN ARTIKEL TERBARU DARI BLOG INI VIA EMAIL...GRATIS...!!!